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Évolution des rapports avec ses adhérents dans un "principe de co-construction", partage d’expériences via des lieux d’échanges, déploiement de solutions logicielles à certains EPST… Stéphane Athanase fait le bilan de ses trois mandats à la tête de l’Amue, dans une interview à AEF info le 20 décembre 2022, à quelques semaines de son départ de l'agence. Il se félicite de l’avancée de chantiers SI "qui étaient assez ambitieux" (Siham, Sinaps ou encore Pégase), et revient sur le développement des trois "briques" Geslab, Caplab et Dialog. S’agissant de l’avenir de l’Amue, il défend un "nécessaire investissement" dans les domaines des SI et du numérique pour "passer à l’échelle", ainsi qu’une évolution du rôle de l’agence sur le plan interministériel. Autre sujet évoqué : le déménagement prochain de l’implantation parisienne de l’agence, qui quittera la Maison des universités. Autant de chantiers qui attendent Simon Larger, qui prendra la tête de l’agence le 1er mars 2022 (lire sur AEF info).
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Stéphane Athanase, directeur de l'Amue. Droits réservés - DR - DR
AEF info : Vous quittez le 5 janvier prochain votre poste de directeur à l’Amue. Que bilan tirez-vous de ces neuf années passées à la tête de l’agence ?
Stéphane Athanase : L’Amue est une structure particulière qui est en quelque sorte une administration de mission. Le directeur que je suis encore pour quelques jours a pu s’appuyer sur des équipes solides avec des parcours différents, qui viennent à la fois du privé et du public. Cette diversité constitue une richesse de compétences et d’expériences au service de nos adhérents. À mon arrivée à l’Amue, il y a neuf ans, un rapport de l’IGAENR reprochait à l’agence d’être dans un rapport "client-fournisseur" avec ses adhérents. Nous avons œuvré depuis à nous rapprocher d’eux. Nous avons développé les SI avec et chez eux en mettant en œuvre un principe de co-construction. Nous avons poussé cette logique jusqu’au point où maintenant ce sont les établissements qui construisent nos solutions logicielles cœur de métier (recherche, formation) et qui les hébergent (cloud).
Pendant ces trois mandats, l’agence a également développé le partage d’expériences et de bonnes pratiques via des lieux d’échanges dédiés (Club U, Lab U, cafés, ateliers, salles ouvertes), la participation à l’animation des réseaux métiers voire à la structuration en réseau de métiers en devenir. Nous avons structuré notre action vers les adhérents sur les aspects accompagnement métiers et sur les formations avec l’idée de pousser vers une intégration encore plus forte de l’agence dans l’écosystème de l’ESR. Nous avons mis en place un département relation établissement et marketing pour travailler cette relation adhérent. L’Amue est maintenant devenue un partenaire naturel des établissements. Qui plus est nous avons développé de nombreux partenariats avec l’association Cocktail, les EPST (CNRS, Inserm, Inrae, IRD), le consortium ESUP, ou encore l’IH2EF.
"Nous avons structuré notre action vers les adhérents sur les aspects accompagnements métiers et sur les formations avec l’idée de pousser vers une intégration encore plus forte de l’Amue dans l’écosystème de l’ESR."
Du côté des EPST – Inserm, Inrae, IRD –, nous avons approfondi nos relations. Parmi ces établissements, je souligne que l’IRD avait été précurseur avec Sifac en 2016. Désormais, ils se positionnent sur des solutions Amue tels que Sifac, Siham, Sinaps (solution intégrée de gestion des données de référence et d’orchestration des processus métier) ou d’autres. Au cours de la dernière période, nous avons donc élargi le périmètre de déploiement de nos solutions logicielles et les ONR font partie de la comitologie des projets au même titre que les universités. C’est un élément très structurant pour les relations entre universités et ONR. En ce sens, nous travaillons au rapprochement des universités et des ONR notamment au travers des sujets de gestion financière ou RH.
Par ailleurs, nous portons des chantiers SI assez ambitieux : sur les RH avec Siham ; sur l’interopérabilité avec Sinaps ; et sur la scolarité avec Pégase. Pour Siham, nous avons très largement déployé cette solution, et nous allons continuer à le faire. Mais au départ, ce n’était pas gagné car le chantier était mal engagé. Nous avons travaillé collectivement pour y parvenir et aujourd’hui, plus d’une cinquantaine d’établissements ont cette solution logicielle. Pour Sinaps, des efforts importants ont été réalisés, et une V2 va être construite en 2023 : nous avons fait la démonstration que l’intégration des solutions logicielles produites par l’Amue dans les écosystèmes SI des établissements pouvait être facilitée, et que le management des données de référence était une priorité. Concernant la scolarité, le remplacement d’Apogée par Pégase a aussi été un défi important, que nous portons plus particulièrement avec l’association Cocktail et les établissements co-constructueurs (université de Nantes, Strasbourg, Aix-Marseille). Une centaine d’établissements en seront équipés d’ici deux à trois ans.
AEF info : L’Amue vient de fêter ses 30 ans. Quel regard portez-vous sur l’évolution du GIP ?
Stéphane Athanase : La structure du GIP sur lequel repose l’Amue n’avait pas au départ "vocation" à perdurer, mais au travers de ses évolutions, le GIP a à chaque fois été réinterrogé et le modèle a su s’adapter. Nous sommes maintenant sur une durée indéterminée. À l’occasion des 30 ans de l’Amue, nous avons souhaité interroger le système du GIP en travaillant avec nos adhérents. Il en ressort que ce modèle est adapté à des établissements autonomes, parce qu’il porte des principes de coopération qui résonnent bien dans le monde de l’ESR. C’est aussi un outil qui pourrait être encore plus bénéfique si l’on prenait la mesure du changement induit par la transformation numérique. Notre structure – ce n’est pas la seule – aurait besoin de plus de ressources pour répondre aux enjeux et besoins actuels. La question qui se pose est la suivante : quels moyens donne-t-on au GIP pour passer à l’échelle ? L’Amue est une structure qui permet de coopérer efficacement sur les communs, et qui pourrait faire plus avec davantage d’investissement.
AEF info : S’agissant du SI Labo, où est en le développement des trois "briques" fondamentales du projet, à savoir Geslab, Caplab et Dialog ?
Stéphane Athanase : Le SI Labo tel qu’on le connaissait avec ses différentes briques (Geslab, Dialog, Caplab, référentiel commun, infrastructure commune) a évolué depuis 2019 et les nouvelles orientations établies par la DGRI. Ainsi, pour Geslab (pour la gestion financière des laboratoires), les expérimentations qui ont été menées vont s’arrêter. Quelques laboratoires (une dizaine au total) des universités d’Aix-Marseille, de Lorraine, de Strasbourg et de Claude Bernard Lyon-I sont concernés. Pour Caplab (outil qui permet le suivi et le pilotage des activités recherche), c’est très différent : son déploiement est prévu en 2023 dans près d’une dizaine établissements au cours du premier semestre
AEF info : Concernant le projet du nouveau SI scolarité, Pégase, où en est son déploiement ?
Stéphane Athanase : Aujourd’hui, cette solution – co-construite par les établissements –, est déployée dans 13 d’établissements
En outre, la direction du programme va connaître des changements : Michel Allemand, après six ans à la tête de la direction de PCScol (Projet Commun de la Scolarité), prend la direction du département solutions et services pour les établissements de l’Amue. De plus, un nouveau directeur de programmes, Romain Rey – lequel est actuellement directeur général des services adjoint de l’Institut national universitaire Champollion et responsable du projet Pégase dans son établissement – prend sa suite. 2023 sera une année charnière et nous mettons tout en œuvre pour assurer la qualité et la stabilité de Pégase.
AEF info : Quels enseignements tirez-vous de cette bi-implantation de l’Amue, installée à Paris et à Montpellier ? Par ailleurs, il est prévu que vous quittiez en 2023 vos locaux parisiens, quel est le calendrier prévu et en avez-vous d’ores et déjà identifié de nouveaux ?
"La bi implantation de l’Amue, à Paris et à Montpellier, n’a pas posé de difficultés de fonctionnement. En termes de recrutement, cette situation est même un avantage."
Stéphane Athanase : L’agence est un opérateur national, il est donc important que les discussions menées avec le ministère chargé de l’ESR et France Universités puissent être régulières, ce que la proximité géographique facilite. Notre bail se termine à la fin du mois de septembre 2023. Il est certain que nous n’allons pas reconstruire la Maison des universités telle qu’elle existe aujourd’hui. La volonté politique comme les moyens pour le faire ne sont pas présents actuellement. Par ailleurs, l’équipe parisienne compte une quarantaine de personnes qui télétravaillent trois jours par semaine. Nous n’aurons donc pas besoin de 40 postes de travail. La nouvelle configuration sera ainsi plus réduite, avec un nombre de mètres carrés et un besoin de financement beaucoup moins élevés. Les économies réalisées sur le loyer permettront de réinjecter des fonds dans les projets portés par l’agence au bénéfice de ses adhérents.
À Montpellier, nous avons renouvelé notre bail en 2022 et nos équipes – environ 140 personnes – resteront dans le bâtiment que l’on occupe depuis 2013. Cette bi-implantation n’a pas posé de difficultés de fonctionnement. Le comité de direction est présent à Montpellier. De mon côté, je m’y rendais régulièrement. En termes de recrutement, cette situation est même un avantage, cela nous permet de recruter plus facilement dans un contexte de secteur (l’informatique) en forte tension. Sur Paris, cela serait plus difficile. Avoir notre usine logicielle à Montpellier est de ce point de vue une bonne chose.
AEF info : Quels vont être les dossiers prioritaires pour votre successeur, Simon Larger, qui prendra la direction de l’agence le 1er mars ? D’ailleurs, qui va assurer l’intérim après votre départ en janvier ?
Stéphane Athanase. L’intérim sera assuré Lucie Telheiro Correia, DGS de l’Amue. S’agissant des dossiers prioritaires pour mon successeur, dans l’immédiat, il s’agit donc de réussir le départ de la Maison des universités et l’arrivée dans les nouveaux locaux. Ce déménagement va acter la transformation de l’architecture des espaces de travail, puisque nous allons passer de bureaux individuels à une configuration en espace partagé. Cela nécessite de mener une conduite de changement pour que les collègues se sentent bien dans la nouvelle implantation.
Pour nos adhérents, le dossier prioritaire, c’est Pégase. Le travail est bien engagé, et les équipes sont solides. C’est un chantier pour lequel il faut réussir la rentrée 2023. Au-delà de ces sujets, il faut bien sûr continuer à travailler en grande proximité avec nos adhérents.
Pour l’avenir, se pose la question des financements. J’évoquais plus haut la question du nécessaire investissement dans les domaines des SI et du numérique en général. Il y a un travail à faire avec le ministère, France Universités, la Dinum, la DITP, le SGPI sur la question des financements de la transformation numérique des établissements. Si nous voulons passer à l’échelle, être en adéquation avec les demandes fortes de nos adhérents, cette question doit être traitée.
Un dernier chantier mérite à mon sens d’être ouvert : à l’avenir, quel rôle supplémentaire pourrait jouer l’Amue ? Le MENJ possède une direction du numérique pour l’éducation qui fait le lien entre le ministère et toute la sphère interministérielle (Dinum, DITP, SGPI), ainsi qu’avec les services déconcentrés. Du côté du MESR, nous n’avons pas cette architecture. Au niveau interministériel, pour la modernisation de la gestion des établissements, il manque un relais qui pourrait être chargé de mener les discussions. L’Amue pourrait jouer un rôle dans ce cadre. Nous avons dans notre agence des représentants de l’État, des établissements et des ONR, et c’est un lieu d’échanges et de prises de décisions.
AEF info : Enfin, quels sont vos projets pour la suite ?
Stéphane Athanase : À compter du 6 janvier prochain, j’intégrerai le pôle "modernisation, innovation, transformation" du secrétariat général (SG) commun aux trois ministères du (MENJ, MESR, MSJOP). Je retrouverai des dynamiques qui me sont familières, de modernisation, de transformation, d’animation de réseau et d’accompagnement. J’aurai plus particulièrement la mission de mettre en œuvre l’offre de services que le SG proposera aux porteurs de projet.
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Caroline Laires Tavares,
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