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Parcoursup : comment travaille une commission d’examen des vœux ? L’exemple de la L1 de biologie de CY Cergy Paris

Comment se construit le classement qui déterminera l’ordre d’appel des candidats pour une formation sur Parcoursup ? Ce travail, réalisé par une commission d’examen des vœux, repose aussi bien sur des "algorithmes locaux" propres à chaque parcours que sur une intervention humaine, forcément plus subjective. AEF info s’est adressé fin avril 2022 aux trois membres de la commission s’occupant des 1 867 candidatures pour la L1 de biologie de CY Cergy Paris université - une formation non sélective -, afin de comprendre leur travail. Une tâche lourde, souvent effectuée le soir après les cours. Il ressort notamment que l’élément de la distance domicile-université compte fortement lors de l’intervention humaine dans le classement et que "l’ancien bac reste un élément de repère", indique Cédric Picot, président de la commission.

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Maison internationale de la recherche (MIR) de CY Cergy Paris université. AEF - Camille Mordelet / AEF info

Dans une salle de réunion de la maison internationale de la recherche (MIR) de CY Cergy Paris université, à Neuville-sur-Oise, un immense tableau Excel de près de 2 000 lignes et une vingtaine de colonnes est projeté sur le mur. Ce tableau est l’outil de travail principal de la commission d’examen des vœux qui s’occupe des candidats Parcoursup souhaitant intégrer la L1 de biologie de l’université. C’est cette commission composée de trois membres qui va construire le classement qui déterminera l’ordre de recrutement et d’appel des candidats ayant formulé un vœu sur Parcoursup.

Un travail en plusieurs étapes : après la fin de la formulation des vœux du candidat sur la plateforme, un pré-classement est créé grâce à l’outil d’aide à la décision paramétré par la commission, aussi surnommé "algorithme local". Un pré-classement que les membres de la commission pondèrent ensuite à la main, contrebalançant ainsi avec de l’humain une première étape plus algorithmique. Le classement "maison" sur Excel sera ensuite rebasculé sur Parcoursup, permettant ainsi le début de l’étape suivante : la phase d’admission principale.

La commission s’occupe cette année de 1 867 dossiers de candidature, pour 307 places. Elle s’est réunie ce 28 avril 2022 pour présenter le pré-classement, fruit du travail réalisé pendant un mois par Cédric Picot, président de la commission et enseignant-chercheur au sein du département biologie de l’Institut des sciences et technique de CY, également responsable de formation des L1 de biologie et L1 LAS. Il s’est chargé d’extraire les informations de profils des candidats sur Parcoursup pour en faire des données compatibles avec l’outil d’aide à la décision et Excel (notes des bulletins, fiche Avenir, etc.). Les candidates et candidats sont désignés par des numéros, afin d’anonymiser au maximum les dossiers. "Mais nous déduisons régulièrement le sexe, voire un prénom, en regardant les lettres de motivations", s’amuse Cédric Picot.

Avant la réunion, il a repéré plus de 300 dossiers de candidature "atypiques", c’est-à-dire ceux qui ne correspondent par au profil des néobacheliers ayant suivi des spécialités attendues pour la formation. Des dossiers qu’il est allé consulter directement dans Parcoursup avant de les signaler dans le tableau Excel, avec des annotations informatives pour aiguiller ses collègues. Un gros travail effectué "le soir, après les heures de cours", souffle Cédric Picot, pour qu’ensuite les deux autres membres de la commission influencent manuellement le classement en jouant sur des coefficients au sein du tableau Excel.

Comment fonctionne l’outil d’aide à la décision de cette commission

Avant de se retrouver tous dans un même classement, les dossiers ont été divisés en plusieurs profils par la commission, afin de leur appliquer des critères d’examen de candidatures différents :

  • Les néo-bacheliers ayant suivi un bac général en choisissant des spécialités en concordance avec celles recommandées par la formation, soit SVT, Physique-Chimie, Mathématiques et/ou Mathématiques complémentaires.
  • Les néo-bacheliers ayant un bac général, mais dont les spécialités ne correspondent pas aux attendus de la formation.
  • Les néo-bacheliers n’ayant pas suivi un bac général.
  • Les candidats ayant réalisé une année (ou plus) post-baccalauréat, eux-mêmes séparés entre profils bac S et les autres.

Chacun de ces profils est examiné selon la même logique : les notes du candidat sont réparties entre plusieurs "blocs". Avec par exemple d’un côté le A, qui regroupe les matières scientifiques de l’année de Première, le B qui regroupe les mêmes mais pour le premier trimestre de Terminale, et le C qui regroupe celles des matières non scientifiques. Ces différents blocs pèsent ensuite plus ou moins lourd au sein d’une équation mathématique propre à chaque profil, avec en plus la prise en compte de la fiche "Avenir". Ce document, rempli par des personnels du lycée, contient en plus des notes une appréciation de l’élève, ses éventuels progrès et un avis du chef d’établissement sur le vœu formulé.

Ensuite, une fois les différentes formules appliquées, tout est regroupé sous le même tableau, avec un classement unique. Une méthodologie qui n’est pas universelle. "Chaque commission paramètre son propre outil d’aide à la décision. Certaines vont par exemple donner du poids à la spécialité de la triplette abandonnée en Terminale, d’autres non. Ces critères sont réinterrogés tous les ans. L’humain est bien présent dès le début", explique Patrick Courilleau, vice-président formation et vie étudiante de l’université. Il souligne aussi que l’université pratique le surbooking aux alentours de 20 %, et qu’une enveloppe est répartie entre les composantes pour rémunérer les membres des commissions.

Pourquoi ne pas rendre publiques ces formules ?

 

La page Parcoursup dédiée à la formation décrit bien les "attendus" à l’entrée de la formation, avec notamment les enseignements de spécialités recommandés et l’attention portée aux appréciations sur la fiche "Avenir". "Le logiciel d’aide à la décision, fourni par Parcoursup [mais paramétré par la commission], permet l’obtention d’un pré-classement des étudiants en fonction des notes des étudiants", est-il notamment marqué.

En revanche, le détail du paramétrage de l’outil d’aide à la décision (blocs, formules, etc.), "l’algorithme local" donc, n’est pas publié. Et ce, alors qu’il s’agit d’une demande de longue date d’organisations étudiantes et de mouvements politiques.

"Nous ne les communiquons pas parce que nous ne trouvons pas cela pertinent de révéler le poids des différents blocs et les formules. Cela pourrait donner le sentiment que le classement est basé sur un calcul mathématique et que nos commissions ne lisent pas les dossiers, ce qui est faux. Ce pré-classement n’est qu’une première étape de travail", explique Patrick Courilleau.

Les néo-bacheliers correspondant à l’ancien bac S plutôt en tête de classement

Première surprise du pré-classement issu de l’algorithme local : le candidat en première place ne correspond pas aux attentes de la formation, avec un niveau insuffisant dans les matières scientifiques et une lettre de motivation "bateau". Une manipulation sur le tableau lui fait perdre des places dans le classement. Il y a très peu de chance qu’il soit appelé. "Nous savons qu’il sera en échec. Ce ne serait pas lui rendre service que de l’appeler", explique Damien Seyer, membre de la commission, enseignant-chercheur et directeur du département de biologie de l’Institut des sciences et technique de CY.

Le haut du classement temporaire, soit les 500 premiers appelés de la première vague, est surtout composé de nouveaux bacheliers ayant suivi les spécialités scientifiques recommandées par la formation. Un profil majoritaire, avec environ 1 200 dossiers. Les néo-bacheliers technologiques et professionnels sont eux aussi régulièrement bien classés, la question étant de savoir s’il faut les laisser à leur place ou les baisser. "Un 14/20 dans ces parcours n’a pas la même valeur que dans une spécialité de bac général", indique Myriam Régent-Kloeckner, membre de la commission, également enseignante et chercheuse au sein du département biologie de l’Institut des sciences et technique de CY.

De son côté, Patrick Courilleau souligne que s’il n’y a pas de quota, le rectorat pousse à accueillir les néobacheliers, afin d’éviter au maximum les jeunes sans solution pour la rentrée.

la difficulté d’évaluer les dossiers étrangers

 

Les trois membres de la commission font part à AEF info de leur difficulté récurrente à évaluer les candidatures étrangères (une quarantaine cette année). "Certains bacs et formations étrangères notent avec des lettres. Ou sur 30 ou 40, et nous nous en rendons compte en voyant apparaître un 26 dans le bulletin scolaire. Nous ne sommes pas compétents pour comparer un 13/20 de ces étudiants par rapport à notre système", souligne Cédric Picot. Autre raison derrière cette difficulté : ces dossiers sont remplis directement par les candidats. "Nous reposons donc complètement sur la confiance."

Le doute qui accompagne les décisions humaines

Les trois membres de la commission ont pleinement conscience que derrière ces numéros de candidature et dossiers sans nom et visage se trouvent des jeunes angoissés par la procédure et jouant l’année prochaine, peut-être leur avenir. Alors comment interpréter le plus justement possible un dossier et ce qu’il reflète ? Cet étudiant en première année de CPGE, avec des bonnes notes dans les matières scientifiques au lycée mais une dégringolade cette année, pourquoi candidate-t-il ? Une simple précaution en cas d’échec cette année ? Une mauvaise orientation l’an passé mais qui pourrait donner un "excellent étudiant de licence" ? Un décrochage complet ? "Il y a des cas où nous pouvons nous demander si les notes [donc le socle du pré-classement] sont réellement représentatives du niveau de l’élève", souligne Myriam Régent-Kloeckner. D’autant qu’avec la mise en application du contrôle continu, surtout en période de pandémie, une interrogation demeure sur la capacité des notes de fin de trimestre à représenter le niveau réel des élèves.

Restent des éléments comme la fiche "Avenir", le projet de formation motivé, aussi surnommée "lettre de motivation" et pas toujours rédigée par le candidat lui-même, d’autres pièces jointes éventuelles… "Le projet de formation motivé est limité en nombre de signes. Mais il y a toujours des petits malins qui se montrent ingénieux. Certains mettent une deuxième lettre de motivation dans les pièces jointes comme si c’était un bulletin de notes, d’autres les exposent dans le descriptif de leur scolarité, qui n’est pas limité en nombre de signes", sourit Cédric Picot.

Damien Seyer explique que la L1 perd en moyenne 80 étudiants en cours d’année : "Nous essayons de trouver les critères de sélection adéquats pour les identifier et les empêcher de venir. L’université ne peut pas tout faire." En revanche, Cédric Picot souligne qu’une position dans le classement n’est pas forcément un reflet de la réussite dans les études supérieures. "Il me semble que la major de promo de cette année était autour de la millième place dans le classement."

"Nous sommes une formation non-sélective, donc nous ne disons pas non aux candidats. Mais dans les faits, avec 307 places pour plus de 1 800 dossiers à classer, il est évident que nous sélectionnons", reconnaît Cédric Picot. Une sélection à temporiser dans le cas de cette formation : le recrutement est allé jusqu’à la 1 572e place l’année précédente. Le nombre de dossiers ne cesse en revanche de baisser d’année en année, ce qui ne manque pas d’inquiéter les membres de la commission, bien qu’elle impute une part de cette baisse aux candidatures en LAS (plus de 600 candidatures pour une quinzaine de places).

Le critère de la distance, facteur assez déterminant

La commission n’utilise pas l’établissement scolaire comme critère d’évaluation, même si elle a accès à cette information via le dossier de Parcoursup des candidats. En revanche, le critère géographique est particulièrement regardé, afin d’en déduire le temps de transport université-domicile. "Nous nous interrogeons beaucoup sur les jeunes qui candidatent depuis l’autre bout de l’Île-de-France et auront plus d’une heure de transport. D’autant qu’il y a peu de chance qu’ils déménagent de chez leurs parents pour se rapprocher. Ce n’est pas rendre service à un étudiant de le prendre alors qu’il a deux heures de transport, sans compter les jobs étudiants potentiels", expose Cédric Picot, complété par Damien Seyer : "par expérience, ce sont souvent ces étudiants qui décrochent les premiers".

L’intervention humaine de la commission s’éloigne là aussi d’une formule mathématique cartésienne : à moins que le projet de formation motivé ne fasse apparaître une réelle prise en compte du temps de transport ou une explication sur "pourquoi Cergy", le candidat d’Île-de-France éloignée a tendance à être légèrement descendu dans le classement. Ainsi, ces étudiants ne seront pas parmi les premiers appelés et "ne bloqueront pas le système si ce n’est en réalité pas Cergy qu’ils souhaitent. Et les étudiants ont souvent tendance à choisir l’université de proximité. Nous le voyons ici aussi : les candidats originaires d’à côté de Cergy marquent souvent que le critère de proximité a compté dans leur choix", souligne Cédric Picot.

Moins de visibilité sur les vœux qu’avec APB

 

Avec Parcoursup, les commissions ignorent à combien de formations les personnes ont candidaté et dans quelles disciplines. "Le savoir pourrait être intéressant pour déterminer si l’étudiant a été cohérent dans ses choix. APB le permettait, mais cela avait aussi un effet pervers. Si l’on voyait qu’il avait candidaté dans d’autres universités, on pourrait plus facilement se dire : 'il ne veut pas forcément vraiment aller chez nous' ou 'il aura une place ailleurs', peut-être dans son université de proximité", analyse Myriam Régent-Kloeckner.

L’ancien bac S demeure un repère important

De l’aveu des membres de la commission, les attendus de la formation et leur paramétrage de l’outil d’aide à la décision les ramènent grosso modo sur des profils type bac S. "L’ancien bac reste un élément de repère pour nous et c’est aussi à cela que nous servent les blocs", reconnaît Cédric Picot. Une philosophie plus prégnante dans cette commission que d’autres et il s’avère que la façon dont fonctionne le nouveau bac n’arrange pas forcément ses membres. "Nous sommes une fac de bio, donc les lycéens pensent immédiatement à la matière SVT. Sauf que c’est plus complexe que cela : nous en avons besoin, mais aussi de physique-chimie et de mathématiques pour savoir lire des courbes et statistiques. Donc le nouveau bac, avec la doublette, est plus restrictif alors que nous avons besoin des trois spécialités", explique Damien Seyer.

Lui et ses collègues font état d’un public de L1 "plus hétérogène" qu’auparavant, avec parfois des lacunes que "les Oui si ne permettent pas de pallier avec finesse", développe Myriam Régent-Kloeckner, qui est également responsable du parcours "tremplin Oui si 2", qui correspond à la licence réalisée en quatre ans. "Le problème est que nous ne connaissons pas le besoin concret des étudiants avant la rentrée, alors que les emplois du temps sont déjà faits. Sans oublier que des candidats refusent finalement de venir par rejet du Oui si", développe-t-elle, complétée par Cédric Picot : "quand je reviens de congés fin août, il manque toujours environ 20 % de la promotion, alors que c’est sur eux qu’il y a souvent le plus de besoins".

Sans compter que le nouveau bac est venu rajouter une couche de complexité. Le gros du dispositif Oui si, de "type 1", apporte 60 heures de cours de soutien en plus par semestre, divisées en tiers entre du cours disciplinaire de SVT, de mathématiques et de physique-chimie. Pas assez pour rattraper les lacunes construites au lycée si l’étudiant n’a pas suivi la spécialité, et en même temps potentiellement du temps perdu pour une personne ayant suivi cette spécialité. "Sans compter que ce cours de soutien n’est pas noté. C’est parfois compliqué de motiver des étudiants pour qu’ils viennent", souligne Cédric Picot.

En fin de processus, un contrôle qui leur échappe

Myriam Régent-Kloeckner et Damien Seyer vont donc continuer d’apporter de "la touche humaine" et influencer le classement au fil des trois prochaines semaines, pour permettre à Cédric Picot de rebasculer le tableau Excel au format Parcoursup. Une étape jamais exempte de bugs.

Mais au bout du compte, ce ne sera toujours pas le classement définitif. Avant le début de la phase d’admission, une semaine de "vérification obligatoire", pour citer l’ IGESR Jérôme Teillard, permet notamment d’établir s’il a bien respecté deux quotas (lire sur AEF info) : le "taux minimum de boursiers" et le "taux de non-résidents" (hors Île-de-France), respectivement de 15 % et 5 % pour la L1 de biologie de Cergy l’an dernier.

Des taux définis par les recteurs de région académique. "Nous ne connaissons pas les critères de Parcoursup en la matière et découvrons le nouveau classement en même temps que les étudiants commencent à recevoir leurs réponses. Parfois, le changement est assez impressionnant, la personne que nous avions classée millième se retrouve parmi les 300 premiers", indique Cédric Picot. Une démarche d’égalité des chances et de justice sociale mais qui peut, de l’aveu des membres de la commission comme de Patrick Courilleau, en frustrer plus d’un, après les heures passées le soir à travailler dessus.

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