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Home| Social / RH| Formation professionnelle| Dépêche n°658995

Le système de transfert de données entre CFA et Opco arrive en phase opérationnelle

Fruit d’un travail de longue haleine, le système de transfert de données qui doit permettre aux CFA de transmettre leurs contrats d’apprentissage et leurs factures aux Opco directement depuis leur système d’information est en passe de se déployer entre fin septembre et début octobre 2021. Assorti de la publication d’un vade-mecum, ce chantier informatique mené au sein du Comité technique inter-Opco résulte d’un groupe de travail co-piloté par deux directeurs généraux d’Opco, Philippe Huguenin-Génie (Opcommerce) et Yves Portelli (Atlas). Ils font le point pour AEF info.

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Le système de transfert de données permettra aux CFA de ne pas avoir à ressaisir les éléments relatifs aux contrats d'apprentissage dans chacun des systèmes d'information des Opco. Pexels - Anna Tarazevich

Mis en place il y a près d’un an, le Comité technique inter-Opco travaille sur les problématiques liées à l’apprentissage qui ont émergé dans le cadre de la mise en œuvre de la loi "Avenir professionnel" de 2018 (lire sur AEF info). Plusieurs groupes de travail avancent en concertation avec les têtes de réseau de CFA et la DGEFP. Après la mise en ligne du "CFA Dock", la gare de triage des contrats d’apprentissage (lire sur AEF info), c’est au tour d’un autre chantier de taille de voir le jour : la mise en place d’un système de transfert de données entre CFA et Opco.

Il est le fruit du groupe de travail sur la convergence des pratiques entre Opco co-piloté par Yves Portelli, directeur général d’Atlas, et Philippe Huguenin-Génie, directeur général de l’Opcommerce. "Il fallait fluidifier les transferts de données entre les CFA et les Opco, explique ce dernier. L’idée était donc de créer des ponts qui permettent que les contrats et factures saisis dans le système d’information des CFA aillent directement dans ceux des Opco."

Surcharge administrative

En effet, la loi "Avenir professionnel" a supprimé l’enregistrement des contrats d’apprentissage par les chambres consulaires et l’a remplacé par un système de transmission des contrats par les entreprises aux Opco, puis de dépôt par ces derniers à la DGEFP, via la plateforme Déca. La transmission peut également être assurée par le CFA s’il agit en délégation de l’entreprise. Or, pour un CFA qui forme des jeunes dans plusieurs secteurs d’activité, ce travail peut nécessiter de renseigner les données des contrats d’apprentissage dans les différents systèmes d’information des onze Opco (certains d'entre eux ayant, de surcroît, plusieurs systèmes d'information).

C’est dans ce contexte que le groupe de travail a cherché à réduire la charge administrative pour les établissements. "L’objectif est que la dimension administrative soit dépassée et que l’apprentissage fonctionne bien, assure Yves Portelli. Il y a une volonté des onze Opco d’avoir une relation avec les têtes de réseau de CFA dans le cadre d’une confluence d’intérêts."

Harmonisation des procédures

Ce chantier d’ordre informatique a toutefois nécessité des étapes préalables. "Le premier problème était qu’on n’avait pas les mêmes mots, ni les mêmes procédures, relate Philippe Huguenin-Génie. C’est pourquoi nous sommes d’abord passés par un travail d’harmonisation. Il a démarré avec les onze Opco en novembre 2020, puis nous avons partagé nos avancées avec les têtes de réseau de CFA en avril 2021."

Le groupe de travail sur la convergence des pratiques n’a pas œuvré seul dans ce cadre. "On s’est appuyés sur d'autres groupes de travail du Comité technique Opco/CFA, en particulier le juridique et celui sur le lexique, précise Yves Portelli. C’est pourquoi nos travaux ont pris six mois, avec des allers-retours pour faire converger les onze Opco et les CFA, avec la DGEFP."

Élaboration d’un vade-mecum

Plusieurs sujets ont fait l’objet de discussions entre ces différents acteurs. "L’harmonisation des processus de gestion concerne notamment la vérification du mandat donné au CFA par l’employeur pour transmettre les contrats, les points de cohérence et de contrôle effectués par les Opco à la réception des contrats, ainsi que les modalités de la facturation des frais annexes", recense Philippe Huguenin-Génie.

Le résultat de ces échanges est formalisé dans un vade-mecum sur le financement et le processus de gestion du contrat d’apprentissage publié à l’occasion de la rentrée 2021. Il constitue "une forme de cahier des charges technique", indique Philippe Huguenin-Génie. "Le vade-mecum est la pierre angulaire de notre promesse aux CFA de cette harmonisation des procédures et des mots, appuie Yves Portelli. C’est le fruit d’un dialogue très fructueux, très ouvert, avec les CFA et la DGEFP. On l’a stabilisé pour pouvoir développer la dimension informatique de nos échanges."

Chantier Informatique

C’est en effet à partir de ce document qu’un langage informatique commun a pu être élaboré. "On a choisi un système unifié d’échange de données qui fait se parler tous les CFA avec tous les Opco, en leur permettant de garder leur système d’information propre, explique Philippe Huguenin-Génie. Ce n’est toutefois pas obligatoire : un CFA peut continuer à passer par les portails de chacun des Opco."

Le groupe de travail a en effet pensé ce chantier de manière que la décision reste à la main des CFA. "Le système permet de faciliter la transmission des données sans ressaisie, mais c’est bien le CFA qui choisit les données qu’il transmet à l’Opco, insiste Yves Portelli. Il y a une dimension de sécurisation très importante."

Déploiement dans les Opco et les CFA

Côté Opco, "ceux avec les plus importants volumes de contrats sont prêts, pour l’envoi de contrats, puis pour la facturation", affirme Philippe Huguenin-Génie avant de préciser que "trois Opco seront prêts un peu plus tard". Côté CFA, des tests ont été réalisés avec des établissements pilotes durant l’été 2021.

"Pour les CFA qui travaillent avec un éditeur, c’est à l’éditeur de faire la mise à jour, détaille Philippe Huguenin-Génie. Ymag vient d’annoncer qu’il livrerait la semaine prochaine la version mise à jour de son logiciel Ypareo, très répandu parmi les CFA historiques. Pour les CFA qui disposent de leur propre logiciel, c’est à l’équipe informatique de prendre connaissance de la documentation mise à leur disposition. Dans tous les cas, les CFA doivent en outre s’authentifier auprès des Opco afin d’obtenir une clé individualisée qui permet d’assurer la sécurité des échanges."

Suivi de la mise en œuvre

Le rythme de déploiement variera donc selon les secteurs d'activité et selon les systèmes d’information des CFA. "Du côté des Opco, tout va être prêt entre fin septembre et début octobre, en tout cas pour les Opco ayant le plus grand nombre de contrats en ce qui concerne la transmission des contrats", résume Yves Portelli.

Le groupe de travail sur la convergence des pratiques aura alors atteint l’objectif principal qui lui avait été fixé à sa création. "Le dialogue doit continuer, précise toutefois Yves Portelli. On fera des points de suivi pour voir comment le système se met en œuvre. S’il y a des améliorations à apporter, on le fera."

Un lexique partagé entre CFA et Opco

 

Le vade-mecum intègre en fin de document un lexique élaboré par un groupe de travail dédié au sein du Comité technique et piloté par Jonathan Emsellem, directeur général d’Ocapiat. Recensant les termes liés au contrat d’apprentissage, ce document a vocation à servir de référence commune aux Opco et aux CFA.

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Astrid Gruyelle, journaliste