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Comment l’académie de Versailles organise sa GRH pour devenir "zéro papier"

Une centaine de personnels d’encadrement de l’académie de Versailles s’est réunie, le 5 juillet 2021, pour un séminaire consacré à la feuille de route RH du rectorat. Charline Avenel a notamment présenté ses projets sur la dématérialisation des démarches administratives. Celles relatives à la mobilité des enseignants du 2nd degré sont les premières concernées. L’enjeu, explique la rectrice, est d’automatiser certains processus et de simplifier la relation aux usagers. La mise en place d’une version enrichie de Colibris devrait permettre aux personnels d’avoir un "casier numérique" et à l’académie de devenir "zéro papier". Le FTAP contribue à hauteur de 1,7 M€ à ces projets numériques. Les cadres ont travaillé en atelier sur divers aspects de la feuille de route (école inclusive, formation, attractivité, pilotage des EPLE…). Le 1er "club des managers" s’est également tenu.

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Les projets de l'académie de Versailles en termes de dématérialisation des démarches administratives ont été présentés lors d'un séminaire organisé le 5 juillet sur le site de l'internat d'excellence de Marly-le-Roi. Internat d''Excellence de Marly-le-Roi

Comment mettre en œuvre la feuille de route académique RH (lire sur AEF info) ? La question a animé une centaine de cadres de l’académie de Versailles, réunis le 5 juillet 2021 à Marly-le-Roi, pour un séminaire de travail. La rectrice Charline Avenel a exposé les grands axes de sa stratégie et les conséquences qu’elle implique pour la première académie de France. Elle a notamment mis l’accent sur le déploiement de l’outil Colibris (plateforme d’échanges entre personnels et rectorat).

La nouvelle organisation des RH, davantage numérique, voulue par le rectorat s’inscrit dans un triple contexte, a souligné Charline Avenel lors de l’ouverture séminaire. Elle prend en compte les particularités de l’académie de Versailles (lire sur AEF info), les évolutions décidées par le ministère de l’Éducation nationale mais également celles relatives à l’action publique (lire sur AEF info).

Les enjeux du recours au numérique en termes de politique publique

En ce sens, le DITP, Thierry Lambert, présent lors de l’introduction de la journée, a exposé certains aspects des transformations en cours en matière de politique publique. Sur ce point, le gouvernement souhaite "montrer les résultats de son action" (lire sur AEF info). Une politique publique réussie est, expose en substance Thierry Lambert, celle associée à "des effets concrets sur le terrain". Autrement dit, à l’échelle de l’académie, l’un des enjeux de la transformation RH est de faire en sorte qu’elle soit palpable par les usagers.

Autre élément de transformation sur lequel le DITP insiste : la dimension numérique. Réussir un projet de numérisation suppose d’avoir "un objectif, de savoir où on va", pose Thierry Lambert. "Les outils numériques permettent de gagner du temps sur des tâches répétitives" et donc d’en dégager pour d’autres actions, au service des usagers. "Bien concevoir ce qu’on veut faire" implique de "repenser le temps administratif" afin de ne "pas recréer de bureaucratie administrative", met-il en garde.

La mise en place d’outils numériques doit permettre de "réduire l’intensité managériale centrale pour donner plus de marge de manœuvre aux agents de terrain", complète Thierry Lambert. Elle repose sur 3 points clés : "fixer des objectifs", "laisser se développer la mise en œuvre", "évaluer les résultats". En termes RH, elle suppose "responsabilité, différenciation, et confiance" faite aux agents, ajoute-t-il.

Une version enrichie de Colibris

Les orientations du rectorat de Versailles ont vocation à se dérouler dans ce cadre. La conduite de la transformation RH s’inscrit dans un contexte où "le numérique est un aspect fondamental", souligne ainsi Charline Avenel, qui consacre l’une des 15 mesures clefs de la feuille de route académique à cet enjeu. Pour y parvenir, elle veut travailler de façon "de plus en plus transversale". Elle entend également organiser "un dialogue social plus stratégique". "Nous aurions dû travailler plus en amont avec les organisations syndicales", reconnaît la rectrice qui a été critiquée sur l’absence de concertation dans la préparation de la feuille de route RH (lire sur AEF info).

L’académie de Versailles souhaite aller plus loin que le déploiement national de l’espace numérique Colibris, prolongement de la plateforme expérimentale lyonnaise Valère annoncé par le MEN, lors des conclusions du Grenelle de l’éducation, au titre des mesures pour "construire un lien direct entre les personnels et les services administratifs" (lire sur AEF info ici et ).

La version "enrichie" de la plateforme voulue par la rectrice va associer au volet concernant le "front office", un volet "back office" baptisé "Colibris+". L’objectif étant de faire de Versailles une académie "zéro papier" (lire sur AEF info) grâce à la mise en place de "casiers numériques" par les personnels. L’enjeu n’étant pas, précise-t-elle, de "remplacer l’humain par du numérique" mais, comme le dit Thierry Lambert, de "mieux allouer le temps humain" sur des tâches à valeur ajoutée.

Une démarche ayant vocation à être répliquée

Première "brique" : le "front office", qui concerne peu ou prou la mise en place de l’outil Colibris afin qu’il devienne le portail unique de gestion de carrière des personnels. Le rectorat va toutefois l’enrichir avec des fonctionnalités supplémentaires : assistant virtuel via un "chatbot", outil de prise de rendez-vous…

Pour commencer, les démarches relatives à la mobilité des enseignants du 2nd degré sont concernées par cette dématérialisation. Selon les chiffres de l’académie, ce premier service, ouvert début mai, a permis "en quelques jours de traiter plus de 150 demandes de correction de barème". L’académie entend répliquer ce processus pour la mobilité dans le 1re degré. La rectrice envisage également d’outiller "numériquement" d’autres démarches, comme celles concernant la scolarisation des élèves handicapés.

Le dispositif va être complété par une seconde brique, dite "Colibris+", axée sur le "back office". Il s’agit de le compléter par une chaîne de logiciels cohérents, susceptibles de stocker de façon sécurisée les données collectées par Colibris et de dématérialiser totalement des processus. L’idée est de créer un "casier numérique" au sein duquel seraient conservés les documents professionnels des personnels. Ce "casier" a vocation à être accessible à tous services académiques de sorte que les usagers internes bénéficient du principe "dites-le nous une fois", expose le rectorat.

Cet outil nécessite, pour limiter les tâches administratives répétitives et automatiser les processus, de mobiliser de l’intelligence artificielle afin de classifier les documents et contrôler les pièces justificatives. En ce sens, l’académie s’est dotée d’une dizaine de robots et a développé une nomenclature pour structurer les données collectées. Elle veut, enfin, développer un processus de validation et de signature électroniques.

Pour le rectorat, cette transformation numérique doit permettre de redéployer certains effectifs mais également d'"améliorer le service usager" dans le contexte d’une "RH de proximité et de qualité". Pour ce projet estimé, au global, à près de 3 millions d’euros, l’académie a reçu un soutien financier de la DITP à hauteur de 1,7 million d’euros.

L’école académique de formation en question

 

Le séminaire a donné l’occasion aux cadres d’échanger au sein d’ateliers thématiques sur la mise en œuvre de différents points de la feuille de route RH (formation, attractivité, pilotage des établissements, école inclusive…). Un des ateliers était consacré à la formation, avec un focus sur l’école académique de formation continue (lire sur AEF info). L’objectif de la réflexion proposée : "définir collectivement la vision idéale" de cette École.

Pour les personnels réunis (IA-IPR, IEN ET-EG, Dan, Daasen, IEN A, membres du CT 1er degré, Dafor…), cette enceinte doit être avant tout un lieu d’échanges, qui mutualise les contenus de formations. Elle aurait vocation à en proposer suivant des formats innovants, "expérientiels" et "immersifs". Elle doit permettre une meilleure lisibilité de l’offre proposée, faciliter son accès.

Outre le site pressenti de Marly-le-Roi, l’école doit être incarnée dans des "lieux en réseau, avec des interlocuteurs identifiés", poursuivent les participants à l’atelier. Ceux-ci mettent également en avant l’enjeu "intercatégoriel", une dimension qu’il conviendrait d’insuffler dans les différents axes de formation pour faire vivre "la culture commune". Ils prennent ainsi l’exemple des formations juridiques des inspecteurs auxquelles il conviendrait d’associer les chefs d’établissement qui bénéficient, déjà, d’une telle formation. "Il y a souvent des points techniques qui manquent aux pédagogues", a-t-il été relevé.

Autre élément mis en avant : la nécessité de renseigner le suivi d’une formation dans le "casier des professeurs" afin qu’ils puissent véritablement la valoriser. Enfin, la question de l’articulation entre les formations proposées par cette École et celles initiées par d’autres échelons, départemental notamment, doit être abordée.

Les trois cercles du "club des managers"

Lors du séminaire, la rectrice a également lancé le "club des managers", prévu par le projet académique, qui doit selon elle "renouveler l’approche de l’encadrement". Cet espace dédié aux "managers" - terme qu’elle revendique — doit permettre à l’académie d'"attirer davantage de talents", de "mieux les accompagner" et de "renforcer les synergies". Conçu comme "une offre de service" pour la communauté professionnelle, ce club poursuit plusieurs missions : "créer un collectif de cadres consacré à la question managériale", "accompagner les projets et pratiques des managers", "mieux connaître l’organisation de chacun" afin de pouvoir s’inspirer des bonnes pratiques de pairs et s’entraider.

Trois périmètres composent le club :

  • Le plus restreint concerne près de 150 personnes à qui il est proposé, trois fois par an, de "se décentrer" de leur fonction managériale". Cet échelon aborde des enjeux des pilotages administratif et pédagogique. Les cadres ont vocation à y trouver des outils pour l’exercice de leurs fonctions, suivre l’avancement des grandes politiques publiques. Il s’agit également de leur "apporter de la valeur sur ce qui est aux confins de notre activité", avance Charline Avenel, prenant l’exemple de l’intelligence artificielle : que peut-on faire avec cette technologie dans leur champ de compétence ?
  • Un deuxième cercle, programmé tous les mois, consiste en un atelier sur un sujet particulier (comment bien déléguer ? par exemple). Ouvert à près de 300 cadres, il doit leur apporter des "contenus de réflexion sur la posture de l’agent public aujourd’hui" et "mettre en lumière la mise en œuvre des projets académiques".
  • Le troisième volet du club consiste en des sessions hebdomadaires de formations et d’aide, dispensées depuis l’Open Lab du campus de Lesseps.
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Luce Burnod, journaliste