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GRH en académie : quel est le bilan de l’application "Colibris", testée à Lyon et bientôt généralisée ?

La plateforme "Colibris", qui sera déployée à l’échelle nationale d’ici la fin de l’été 2021 et qui vise à faciliter la communication entre enseignants et rectorat, a été développée et est expérimentée depuis un peu plus d’un an dans l’académie de Lyon. Traçabilité des échanges, 100 % de taux de réponse, baisse du temps de réponse moyen, simplification des tâches pour les services métier du rectorat… Olivier Curnelle, secrétaire général de l’académie, dresse un bilan positif du dispositif.

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La plateforme Valere/Colibris de l'académie de Lyon va être étendue à toutes les académies. Droits réservés - DR

Dans les prochains mois, tous les personnels de l’Éducation nationale auront accès à une plateforme appelée "Colibris", visant à améliorer la communication RH. C’est ce qu’a annoncé Jean-Michel Blanquer à l’issue du Grenelle de l’Éducation, fin mai 2021 (lire sur AEF info). Mais cette application existe déjà. Elle a été développée dans l’académie de Lyon et y est expérimentée depuis un peu plus d’un an, sous le nom de Valère.

"Il y a un an et demi, juste avant le premier confinement, nous avons commencé une réflexion, avec les équipes cadres de l’académie, sur la façon de mettre en œuvre la réforme de l’organisation territoriale de l’État (OTE). Notre problématique première était de trouver le meilleur moyen de réinvestir le champ des ressources humaines et du dialogue social, au vu de la disparition des commissions administratives paritaires", explique Olivier Curnelle, SGA de l’académie de Lyon.

L’équipe travaillant sur le sujet a pris en compte trois critères principaux :

  • garantir un suivi et une traçabilité des demandes des usagers (familles, collectivités, etc.) et des "usageants" (les personnels de l’académie) ;
  • avoir un taux de réponse de 100 %, en le faisant de façon dématérialisée (le premier confinement a fortement accéléré cette démarche de dématérialisation) ;
  • améliorer le temps de réponse des demandes.

135 démarches et 100 000 dossiers

"Nous avons réuni la DSI, le service modernisation et le service RH. Ensemble, ils devaient imaginer un outil simple, agile, qui puisse être développé rapidement et sans budget." Pour développer Valère — qui doit son appellation au personnage de L’Avare de Molière — l’académie s’est appuyée sur le logiciel gratuit Publik et a mis en place un portail directement accessible via un moteur de recherche.

Chaque utilisateur (enseignant, personnel administratif, personnel de direction…) a la possibilité de se connecter sur ce portail et est orienté, en fonction de son profil, vers les demandes qu’il est susceptible d’avoir (mouvement, mutation, recours, avancement, recrutement…). Il peut, via la plateforme, exprimer sa demande, qui est directement transmise au service académique correspondant.

Opérationnel depuis mai 2020, l’outil a d’abord été développé en vue du mouvement. Il a permis aux enseignants d’exprimer leurs vœux via la plateforme, puis de les confirmer et aussi d’engager des recours si nécessaire ou de poser des questions. "Suite au mouvement de 2020, nous avons reçu 600 demandes via Valère/Colibris, indique Olivier Curnelle. Ce nombre important de demandes montre que notre interface correspondait à un vrai besoin de communication traçable entre nos agents et leur administration."

Pour ces 600 demandes, 100 % de réponses ont été apportées, en un jour et dix heures en moyenne. Depuis, environ 100 000 dossiers ont été traités dans l’académie et le nombre de démarches administratives et de services accessibles via Valère/Colibris s’est largement étendu. Quelque 135 démarches différentes sont aujourd’hui réalisables via l’application. "Nous avons quasiment dématérialisé la totalité de nos démarches RH", précise le SGA. Le temps de réponse moyen a quant à lui été divisé par trois en moyenne. Et "85 % des personnels du rectorat se disent satisfaits de l’outil."

Une simplicité d’usage plébiscitée par le Sgen-CFDT

Cette adhésion des personnels s’explique par la simplicité d’utilisation de l’application. "Lorsque l’on compare avec les procédures dans les autres académies, concernant les mutations par exemple, l’utilisation de Valère/Colibris est vraiment plus simple. Cela évite de passer par une boîte mail sans être sûr de recevoir une réponse", confirme Antoine Laniray, secrétaire général du Sgen-CFDT de l’académie de Lyon.

L’outil intègre en effet de l’intelligence artificielle de manière à guider l’utilisateur vers le bon formulaire ou à l’aider à repréciser sa demande. Les algorithmes permettent également de diriger le message vers le bon interlocuteur et de le renvoyer vers son chef de service s’il est absent. Un tableau de bord permet aux chefs de service de suivre les demandes et les réponses gérées par les personnels de l’académie, d’avoir un aperçu sur les temps de réponse, et conserver une traçabilité des demandes.

Une application paramétrable directement par les services métier

"L’outil n’est pas parfait", concède le SGA, qui explique que les améliorations se font "au fil de l’eau". L’application est notamment désormais disponible sur mobile. Et pour faciliter l’envoi de pièce jointe via téléphone portable, la DSI a récemment développé la possibilité de prendre des photos des documents à envoyer plutôt que de devoir les scanner. "Nous voudrions prochainement intégrer la signature électronique. Nous sommes en train de travailler avec FranceConnect sur la question."

"Une fois que l’outil a été développé pour le système RH, raconte Olivier Curnelle, la DSI s’est rendu compte à quel point il était facile à paramétrer et s’est dit qu’il serait plus judicieux de former les personnels de l’académie à le paramétrer eux-mêmes en fonction de leurs besoins." Une série de formations a donc été conçue pour que chaque service métier soit en mesure de développer ses propres outils. "Il faut compter entre une demi-journée et 48 heures pour qu’un nouveau service soit opérationnel."

L’expérimentation lyonnaise étendue à l’échelle nationale

Fin 2020, l’expérimentation a été étendue à l’académie de Clermont-Ferrand et de Grenoble. Les personnels ont à leur tour été formés. L’académie de Lyon a par ailleurs obtenu le premier prix national Impulsions et le prix des académies pour son projet de dématérialisation du mouvement du second degré via la plateforme Valere/Colibris (lire sur AEF info).

"Dans le cadre du Grenelle de l’éducation, le ministère a eu vent de notre expérimentation et nous avons proposé de mettre la plateforme à la disposition de la DGRH", poursuit Olivier Curnelle. Au vu des retours positifs, il a été décidé d’élargir le recours à la plateforme à l’ensemble des académies "par cercle concentrique". Dans le courant de l’été, toutes les académies devraient en disposer.

À noter que la permanence téléphonique visant à répondre aux questions des personnels existe toujours. Elle est désormais "désengorgée et réservée aux personnes en difficulté".

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