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Big Blue Button, Zoom, Teams : comment 5 universités ont affronté la montée en charge du distanciel. Recul sur 90 jours

Depuis 3 mois, quelque 2 millions d’étudiants ont suivi leurs cours en ligne. D’après les données confiées par 5 universités,  AEF info retrace les périodes de rentrée, demi-jauge et reconfinement. Face à la montée en charge, qui a pu aller jusqu'à un facteur 19, les établissements à Aix-Marseille, Sorbonne Paris Nord, Lille, Strasbourg et Nantes se sont appuyés sur différents outils, lesquels posent tous des problèmes différents. Ergonomie, infrastructure d'hébergement, enjeu de souveraineté : voici les stratégies adoptées par les VP numériques et DSI des 5 universités.

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SOURCES ET méthodologie

 

Nous basons nos analyses sur les données quotidiennes que 5 universités ont accepté de confier à AEF concernant le nombre de participants, parfois le nombre de réunions, voire de minutes de connexion cumulées, sur les plateformes de visioconférences Zoom (AMU, Nantes et Lille), Teams (Sorbonne Paris Nord) ou Big Blue Button (Strasbourg), sur 90 jours, entre le 1er septembre et le 30 novembre.

"Explosion", "orage", "pic", "des chiffres de fous"... les expressions ne manquent pas pour décrire la subite montée en charge qu'ont vécu les universités à l'automne sur leurs outils d'enseignement à distance, et en particulier sur les plateformes de visioconférence. A travers l'exemple de 5 universités parmi les 70 françaises, AEF revient sur cette période très particulière qu'a représenté le basculement en ligne de 2 millions d'étudiants, après la première expérience du printemps.

7 fois plus de participants entre septembre et novembre

Qu'il s'agisse de Zoom, Teams ou BBB, le nombre de participants aux visioconférences, parmi les étudiants, enseignants-chercheurs et personnels administratifs des universités de Lille, Strasbourg, Aix-Marseille, Nantes et Sorbonne Paris Nord, a été multiplié par 7 en moyenne, entre le mois de septembre et le mois de novembre.

L'examen des courbes au fil des jours révèle combien chaque établissement a aussi dû composer avec son environnement : AMU n'a pas attendu la demi-jauge pour basculer massivement en distanciel, tandis que Nantes a temporisé une semaine, après le reconfinement, avant de lancer les cours en ligne. Le pic absolu de participation aux visioconférences a été observé à Aix-Marseille avec près de 80 000 participants par jour début novembre, contre près de 8 000 à Sorbonne Paris Nord, un peu plus de 40 000 à Strasbourg ou Nantes, et plus de 60 000 à Lille.

Dans la visualisation ci-dessous, afin de lisser les variations de participation dues aux week-end et de mieux donner à voir la tendance à l'œuvre, nous représentons des moyennes glissantes : le chiffre affiché pour une date donnée correspond à la moyenne les 7 jours précédents. Par exemple, si l'on regarde au 27 septembre pour l'université d'Aix Marseille, il apparaît que l'établissement recense en moyenne 24 542 participants journaliers sur Zoom entre le 21 et le 27 septembre.


Toutefois, pour appréhender les différents rythmes de réponse de chacune des universités sur le distanciel, l'idéal est de s'extraire de leurs différences de taille. Une façon d'y parvenir est de regarder, pour chaque université, quel a été son pic de participants sur la période, puis de rapporter la fréquentation journalière sur ses outils de visioconférences à ce pic.

Par exemple, le 4 octobre AMU était à 55 % de son pic de participants sur Zoom (qui est de 78 696 utilisateurs le 15 novembre) : c'est l'université qui a été le plus tôt en ordre de marche sur le distanciel. En comparaison, Sorbonne Paris Nord était le même jour à 32 % de son maximum, et Lille, 15 %.

Mi-octobre cette-fois, Sorbonne Paris Nord atteint déjà à 65 % de son pic (qui est de 7 764 utilisateurs le 19 novembre) et passe en tête. Le 30 octobre venu, Lille, Strasbourg et Aix-Marseille montent en flèche, passant de tout au plus un quart de leur fréquentation maximale sur la période à près de 90%, tandis que pour Sorbonne Paris Nord, la pente est moins forte, et qu'elle est décalée d'une semaine pour Nantes, les cours ayant été banalisés afin de laisser le temps aux équipes d'être prêtes.

Autre phénomène plus facile à visualiser : la relative baisse de fréquentation au fil du mois de novembre, plus prononcée à Nantes qu'à Sorbonne Paris Nord. S'agit-il d'un reflet du décrochage au cours du premier semestre, déjà observé en présentiel les précédentes années en particulier en L1, et/ou d'un déport des enseignants vers d'autres outils que la visioconférence ? Les universitaires contactés par AEF évoquent les deux hypothèses.


À lille, une licence zoom "pour passer l'orage"

"On s'y attendait à cette montée en charge. Et... on n'a pas été déçus. Mais on a tenu", témoigne Pierre Boulet, vice-président transformation numérique de l'université de Lille. Il retrace les "4 paliers" au cours de l'année 2020 : "le confinement au printemps, la rentrée de septembre, le passage en demi-jauge puis le reconfinement".

Selon les données journalières de l'université transmises à AEF, entre les 35 jours précédant la demi-jauge, et les 31 jours suivant le reconfinement, le nombre de participants sur Zoom a été multiplié par 11, passant de 5 000 à 55 000.

Cédric Foll, directeur des infrastructures numériques de l'université et dont le tweet a été à l'origine de cette dépêche, se remémore une "vraie explosion, lundi, quand tous les enseignements sont passés en distanciel"... sans trop de dommages du côté de l'accès au service. "Hormis quelques TP dispensés en présentiel à titre dérogatoire, tout le monde a basculé en ligne, avec juste des perturbations de l'ordre d'une dizaine de minutes chaque jour au cours de la première semaine sur Moodle (1)".

"Le bilan, c'est que nous sommes contents d'avoir pris une licence Zoom", pose Pierre Boulet. Lors du premier confinement au printemps, l'université avait saturé ses serveurs en tentant d'implémenter la solution issue des logiciels libres, Big Blue Button.

"Au-delà de la question des capacités d'hébergement, cette solution demandait aussi un savoir-faire technique que nous n'avions pas, et qui n'aurait pas rendu plus aisé l'hébergement en externe, chez des services tels qu'OVH."

Sur le plan du coût, la licence Zoom pour un an "représente 90 k€, ce qui reste mince comparé au surcoût total lié à l'équipement lors de la pandémie : 2 M€ du fait des ordinateurs pour les personnels ou les caméras", souligne-t-il.

À Sorbonne Paris Nord, une affluence sur teams même le week-end

À Sorbonne Paris Nord, le système choisi est Teams (Microsoft), avance pour sa part Pierre Boudes : précédent VP des systèmes d'information de l'université, il vient de laisser sa place à un nouveau CA élu le 29 septembre (lire sur AEF info) dont le VP SI n'est pas encore connu. "Nous souhaitions que les étudiants puissent créer des salons entre eux", explique-t-il quant au choix de l'outil.

De fait, les données journalières de l'université transmises à AEF font montre d'une particularité : alors que dans les autres universités la fréquentation chute drastiquement le week-end, elle reste plutôt élevée dans l'université nord-parisienne le samedi et le dimanche. "Le samedi il y a une grosse équipe Staps qui donne des cours", contextualise Pierre Boudes, qui évoque aussi les équipes administratives sur le pont sur leurs jours de repos, pour faire face au bouleversement de la crise sanitaire. S'y ajoutent les étudiants, qui ont investi la plateforme en dehors du cadre strict des cours.

Entre la trentaine de jours de septembre avant la demi-jauge, et le mois de novembre, l'affluence journalière sur Teams s'est amplifiée de manière moins spectaculaire qu'à Lille: elle a été multipliée par 4, passant de 1 700 à 7 400 participants.

Au sein de cette petite université, "l'usage est très fragmenté", souligne Pierre Boudes. "Les labos utilisent des logiciels libres tels que Big Blue Button, d'autant que nous avons aussi un Big Blue Button maison. Certaines composantes ont acheté des licences Zoom ou Go-to-meeting, d'autres avaient leur Google meet...", illustre-t-il.

"Notre université est en outre singulière en termes de public", du fait de la part importante d'étudiants issus de milieux socialement défavorisés. "Sur 12 000 étudiants, 700 n'ont ni ordinateur ni smartphone, pour un certain nombre le lieu d'étude ne peut pas être le domicile, parce que les pièces sont toujours partagées avec d'autres membres du foyer."

Le nombre de visioconférences n'est d'ailleurs peut-être pas selon lui le bon indicateur d'assiduité : en tant qu'enseignant-chercheur, lui-même s'est détourné des visioconférences à effectifs massifs, cherchant des outils donnant davantage de place aux individus. "Je m'exprimais face à un mur. Cela faisait un moment que j'essayais d'effriter le truc, en faisant des 'one-to-one' car les étudiants n'osent pas parler en face de tout le monde." Il opte pour "former des petits groupes d'étudiants isolés", puis obtient "un gros coup de pouce de la promotion de l'année dernière, dont l'année avait été prolongée jusque décembre du fait de la crise sanitaire." Ces derniers ont en quelque sorte 'parrainé' les nouveaux arrivants et scindé le cours en une dizaine de discussions.

Trouver une plateforme adaptée aux usages universitaires.

 

Déjà testée par Bercy, l'application Gather.town attire l'œil de l'ancien VP SI de Sorbonne Paris Nord, curieux de l'expérimenter dans une enceinte universitaire pour retrouver les conditions des cours en amphi : "C'est un système de visio comme dans un jeu vu du dessus. Lorsqu'on est assez prêt d'un autre utilisateur, le son et la vidéo s'activent... et il est possible d'enclencher une fonctionnalité pour que tout le monde nous entende si l'on est dans la même pièce", décrit-il. "On sait que l'université sépare, c'est le lieu des masses froides, ajoutez à cela l'isolement lié au confinement... une des fonctionnalités qui m'intéresse sur cet outil est cette asymétrie entre le discours de l'enseignant et l'assemblée qui peut bavarder par voisinage : il faut pouvoir échanger entre ses pairs face au discours que l'on reçoit."

À Strasbourg, le choix du souverain big blue button

Le choix de l'université de Strasbourg fait l'objet de tous les regards : quand d'autres s'y sont cassé les dents, lors du premier confinement ou du second (lire sur AEF info), l'établissement maintient le cap sur Big Blue Button. "Un très gros travail de déploiement de l'application au printemps nous a permis d'être opérationnels dès la rentrée", explique François Gauer, chargé de mission "transformation numérique et innovations pédagogiques". L'université a d'ailleurs mis à disposition de tous un retour d'expérience détaillant les moyens mis en place.

"Nous voulions être l'opérateur de nos plateformes. C'est devenu un projet prioritaire, et c'est ce qui a permis aux équipes d'être réactives et de réaliser un travail formidable", justifie-t-il.

Si le présentiel a été privilégié à la rentrée de septembre, surtout pour les nouveaux arrivants en L1 pour lesquels c'était "fondamental", avec pour corolaire un démarrage de la fréquentation de la plateforme relativement modéré, dès le premier jour du reconfinement, la montée en charge est immédiate. Le nombre journalier d'usagers est multiplié par 12, passant de 3 000 à 36 000.

En pratique, l'outil est stocké sur les serveurs de l'université, et opéré par sa DSI, en étant directement intégré à Moodle, dont les équipes ont l'habitude. "Nous avons simplement ajouté à Moodle une classe virtuelle", pose François Gauer.

"D'autres outils sont à disposition", tempère-t-il toutefois. Car la principale limite à surmonter avec BBB, et non des moindres, est le seuil maximal de 300 participants simultanés à une même réunion. De manière alternative, lorsque le cours implique davantage de participants que le plafond permis, les enseignants-chercheurs peuvent dès lors se tourner vers les plateformes des éditeurs privés... ou opter pour la mise en ligne d'une vidéo consultable à tout moment. "Car avec une telle jauge, l'interactivité n'est pas aisée, surtout si l'étudiant a une connexion internet de mauvaise qualité."

Ainsi, l'université mène de front "une action sur l'aspect synchrone de l'enseignement à distance, et une autre sur l'asynchrone". "Nous avons dit aux collègues : 'Vous avez différents outils à votre disposition, à vous d'en faire bon usage'."

À Nantes, L'explosion la plus spectaculaire

C'est à l'université de Nantes que l'expansion est la plus ébouriffante, avec une multiplication par 19 du nombre de participants sur Zoom entre le mois de septembre et le mois de novembre, l'effectif passant de 1 500 à 29 500 usagers quotidiens en moyenne.

"On a des chiffres de fous. 2 500 réunions par jours, et même le samedi et le dimanche où cela reste de l'ordre de quelques centaines", acquiesce Francky Trichet, vice-président numérique de l'université et adjoint au maire de Nantes.

Particularité lors du reconfinement le 30 octobre : à Nantes, comme à Limoges, Bordeaux et Montpellier, universités et BU ont suspendu une semaine leurs activités et banalisé les cours "le temps de se réorganiser" (lire sur AEF info). C'est ce qui explique que la courbe mette une semaine à atteindre son pic, le 9 novembre 2020, à plus de 65 000 utilisateurs.

"Nous avions anticipé et renforcé les serveurs, et pris 50 licences Zoom pour 500 personnes, deux licences Zoom pour 1 000 personnes", décrit Francky Trichet.

Quant au choix de la plateforme, "nous avons juste écouté les utilisateurs", poursuit-il. "Il y a eu un engouement, ça fonctionne. On constate même des migrations de Teams vers Zoom."

"Évidemment, j'aurais adoré avoir un Zoom souverain, français. Mais Big Blue Button, au-delà de 150 participants, ça commence à être fragile. Alors on est pragmatiques : on observe, on ne s'interdit rien", conclut-il.

À Aix-Marseille, Zoom est hébergé sur les serveurs de l'université

À l'université d'Aix-Marseille, si l'établissement opte pour la solution Zoom, il choisit de l'héberger sur son propre datacenter, opéré sur les campus de Saint Jérôme et du Pharo. Une marge de manœuvre qui permet que "les données ne soient pas sur des réseaux étrangers, sujet plus sensible pour les enseignants-chercheurs", souligne Serge Portella, DSI d' AMU et par ailleurs président de l' ADSI.

"Nous avons mis trois plateformes de front : Zoom hébergé sur nos propres infrastructures, Skype sur nos propres infrastructures également, et Moodle. Au préalable , nous avions déjà mis Skype sur nos propres serveurs. Les équipes étaient prêtes. C'était un challenge, mais nous l'avons surmonté. Les solutions techniques des éditeurs privés ont permis de tenir la charge."

De fait, l'affluence journalière est multipliée par 4 entre septembre et novembre, passant de 16 700 à 67 000 participants en moyenne, avec une pointe à plus de 120 000 participants le 10 novembre. Autre particularité : AMU n'a pas attendu la demi-jauge décrétée au niveau national le 6 octobre pour basculer la moitié de l'effectif en distanciel. En effet dès les annonces d'Olivier Véran concernant Marseille, 10 jours auparavant, le président Eric Berton avait avait donné la consigne aux 18 facultés, écoles et instituts de réserver la présence des étudiants aux TP, aux étudiants en fracture numérique, aux examens et aux évaluations. C'est ce qui explique que la courbe croît dès le lundi 28 septembre.

L'université a beau mettre en place des outils performants, "on se heurte au déploiement du numérique sur tout le territoire français : tout le monde n'est pas logé à la même enseigne" reconnaît Serge Portella. "Il y a des gens qui n'ont pas internet chez eux. Les qualités de connexion sont un frein. L'équipement, le débit dans les chambres universitaires des Crous sont problématiques : il y a eu des difficultés." Un fait également souligné par l'association des VP numériques des universités (lire sur AEF info).

Que restera-t-il de cet épisode, structurellement ?

Si la licence Zoom "a permis de passer l'orage", Pierre Boulet (Lille) ne minimise pas pour autant les aspects négatifs d'avoir recours aux Gafam, dont les données sont hébergées aux États-Unis, et appelle de ses vœux une solution plus souveraine. "Renater monte en puissance", se félicite-t-il (lire sur AEF info). Par ailleurs, une discussion entre le MESRI, FUN, l'association des DSI et l'association des VP numériques est en cours pour déterminer une stratégie commune au niveau national, tirant les leçons de la crise sanitaire.

 

" C'est une solution de crise. Je la considère comme telle. Une fois l'épidémie retombée, la charge diminuera très fortement. Nous aurons d'autres outils à disposition, qui seront peut-être moins ergonomiques, mais issus des logiciels libres. "

Pierre Boulet, VP-num de l'université de Lille.


"L'objectif de ces éditeurs n'est pas de gagner de l'argent avec nous, mais que les étudiants s'habituent à utiliser des outils Microsoft", pose Pierre Boudes (Sorbonne Paris Nord), réaliste. "Notre objectif est quand même d'arriver à faire ça nous-mêmes."

L'implémentation de solutions d'hébergement mutualisées lui semble une évidence. "Investir dans des infrastructures c'est souvent un bon calcul. Le datacenter de Lognes vient d'être labellisé par le MESRI pour l’Île-de-France", se félicite-t-il : "Cela va nous aider à rétablir un degré d'indépendance."

Une gageure alors que certaines universités hébergent des salles serveurs dans les locaux non adaptés de leurs campus... serveurs qu'elles doivent éteindre en cas de grosse chaleur, du fait d'une gestion de la climatisation peu réactive ! Plus généralement, les établissements concluent des partenariats avec des entreprises pour opérer des datacenter, quand d'autres louent un hébergement auprès de prestataires.

"Arrêter de bricoler". "Nous sommes tous en train de dépenser de l'argent pour ces licences", abonde Francky Trichet (Nantes). "Collectivités, universités, délégataires de services publics... ça fait beaucoup d'argent. Je pense qu'il faut arrêter de bricoler."

"Il y a des enjeux de souveraineté derrière", appuie François Gauer (Strasbourg). "L'outil BBB est peut-être moins ergonomique que Zoom mais on n'est pas à armes égales entre un outil issu du libre et un tel mastodonte. L'essentiel est que l'outil réponde au cahier des charges." D'autant que l'université compte le garder une fois la pandémie passée. "Cela peut enrichir nos enseignements présentiels. Et si la charge diminue, nous pourrons réaffecter nos serveurs à d'autres tâches", table le VP.

Éviter de se retrouver piégés. "Aujourd'hui ce sont des demandes qui explosent de partout. Là, on agit dans l'urgence mais à long terme il faut réfléchir", corrobore Serge Portella (AMU). "Maintenant, il faut que l'on se mette dans une optique d'usage qui va se pérenniser. Il faut qu'on fasse le choix des bons outils pour éviter de se retrouver piégés par rapport aux coûts, et à la maîtrise des données échangées en interne."

Deux voies s'ouvrent selon lui. "Soit on trouve judicieux d'avoir des plateformes mutualisées entre établissements, hébergées quelque part en France, afin d'être en pouvoir de négociation sur des coûts de licence. Ou alors on met le paquet sur des outils que l'on maîtrise en développement", projette le président de l'association des DSI.

(1) Plateforme de LMS, "learning management system", Moodle permet d'interagir avec les étudiants pour la mise à disposition d'une documentation, ou réaliser des évaluations (QCM, espace dématérialisé où remettre sa copie). Il est complémentaire aux outils de visioconférence tels que Zoom, BBB ou Teams qui couvrent l'interaction pendant un cours.

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Ana Lutzky, journaliste