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Comment les établissements s’équipent face à la crise ? À Lyon-I, industrialiser l’accompagnement pour maintenir le lien

À l’université Lyon-I, qui compte plus de 47 500 étudiants et 5 500 personnels, l’enjeu a été d’équiper le plus de monde possible : kits audiovisuels mobiles pour les enseignants, ordinateurs et clés 4G pour les étudiants. Soit plus de 2 M€ d’investissement. Pour permettre une montée en compétences des enseignants, l’accompagnement pédagogique a pris un nouveau tournant, celui de l’industrialisation. Voici la 12e et ultime dépêche de la série d’AEF info sur les équipements de crise, après l’UFC, l’Upec, l’Essec, Rennes SB, le PLV, Sciences Po, GEM, Rouen, l’UVSQ, Rennes-I et Paris-I.

Ecocampus de la Doua dans la métropole de Lyon métropole de Lyon

Un "véritable big bang". C'est ainsi que Philippe Malbos, vice-président chargé du numérique de l’université Claude-Bernard à Lyon décrit le passage à l’enseignement à distance au moment du premier confinement, en mars 2020. "Jusqu’alors, la visio n’était utilisée que ponctuellement, pour des réunions au sein des équipes de recherche ou de la gouvernance, explique-t-il. Mais le système n’avait jamais été industrialisé. Notre pratique de l’enseignement à distance était anecdotique."

Depuis, le nombre de connexions, de cours et ressources disponibles en ligne a explosé. Le VP déroule les chiffres : "Dès la deuxième semaine, nous avions 700 réunions en ligne en moyenne par jour." À l’automne 2020, ce chiffre est passé à 2 300 réunions et plus de 38 000 participants par jour en moyenne, pour une université qui compte plus de 47 500 étudiants et 5 500 personnels. "Pendant les examens, en mai-juin 2020, nous sommes même montés jusqu’à 80 000 connexions par jour." Depuis le deuxième confinement, un plateau de 2 800 événements en ligne par jour a été atteint.

Une industrialisation de l’accompagnement pédagogique

Pour supporter cette montée en charge, les infrastructures numériques, déjà renforcées début 2020, ont été rapidement consolidées. "Nous avons ajouté des serveurs, développé une architecture plus robuste, qui accepte davantage d’utilisateurs en simultané et nous renforçons désormais régulièrement l’infrastructure, au fur et à mesure", indique Gilles Bonavitacola, directeur du service Icap (innovation conception et accompagnement pour la pédagogie). "Il y a eu quelques surcharges au début mais rapidement les cours à distance ont pu être assurés", confirme Djibrilla Mounkaila Noma, VP étudiant.

L’enjeu de la protection contre les attaques

 

Supporter la charge de connexion ne suffit pas, pour les universités qui doivent aussi se protéger contre les attaques informatiques "quasi quotidiennes", selon le vice-président. "Cela devient un véritable enjeu." Raison pour laquelle l’université Claude-Bernard a mis en place un schéma directeur dédié à la sécurité des systèmes d’information. Cela n’a néanmoins pas empêché l’établissement, début novembre 2020, alors que toutes les universités fermaient leurs portes et recommençaient à dispenser leurs cours à distance, de subir une attaque obligeant à fermer les accès des serveurs. "Nous avons subi une attaque vers 3 heures du matin via un serveur basé en Russie. Mais tout était rentré dans l’ordre vers 11 heures le lendemain et les étudiants ont pu suivre leurs cours normalement", souligne Philippe Malbos.

C’est pour l’accompagnement des enseignants que les équipes du service Icap ont été sursollicitées dès les premiers jours. "En une semaine, nous avons mis en place, en urgence, des supports de formation pour les enseignants pour accélérer et faciliter leur passage au numérique, de manière individuelle", se rappelle Gilles Bonavitacola. Le service, qui emploie 28 personnes, est habituellement organisé en trois pôles : le pôle plateforme, chargé de la formation et l’accompagnement à l’utilisation de la plateforme interne de l’établissement ; le pôle pédagogie, qui forme les enseignants à la pédagogie universitaire et travaille aux évaluations des expériences d’apprentissage ; le pôle création multimédia, composé de développeurs, graphiques, infographistes ou encore vidéastes chargés de la création de contenus multimédia.

"Nous avons complètement réorganisé notre service pour nous concentrer entièrement sur l’accompagnement et la formation des enseignants au numérique et industrialiser cet accompagnement, en conservant une haute qualité. Pendant plusieurs semaines, nous organisions plusieurs ateliers d’accompagnement par jour." Le service ne s’est pas vu attribuer de moyens humains supplémentaires mais a fait le choix de se "concentrer sur les missions primordiales" et de mettre de côté tous les autres projets pédagogiques.

Une liste resserrée d’outils à privilégier

Durant les premiers mois, les enseignants, en particulier ceux qui avaient déjà une pratique du numérique, ont choisi les outils avec lesquels ils étaient les plus à l’aise (Webex, Zoom, Discord, etc.). Rapidement, néanmoins, l’université a communiqué pour les inciter à utiliser un seul outil par usage : Webex plutôt que Zoom (même si l’université met également à disposition des enseignants des licences Zoom sur demande). Claroline Connect, la plateforme interne de l’établissement, plutôt que Moodle.

"À partir du mois de mai, nous avons cherché à contenir cet effet d’éclatement des usages, indique le directeur du service Icap. L’objectif étant aussi que tous les enseignants soient à l’aise avec la technique et que nous puissions les accompagner de la bonne manière. Proposer un accompagnement sur une multitude d’outils dégraderait notre qualité de service. D’autant que tous évoluent en permanence."

Pour les étudiants aussi, le choix de limiter le nombre d’outils s’est avéré bénéfique. "Les principales remontées de difficultés que nous avions provenaient d’étudiants obligés de jongler entre les plateformes. Aujourd’hui, la plupart des composantes utilisent Webex, même si certaines utilisent également Zoom", précise Djibrilla Mounkaila Noma.

Pour l’organisation des examens au printemps 2020, l’université Claude-Bernard a développé une plateforme spécifique, Claroline Exam, une déclinaison de Claroline Connect. "Nous avons fait le choix d’une plateforme dédiée afin de pouvoir adapter les interfaces, les rendre les plus faciles d’accès possible, pour réduire le stress des étudiants, qui était très important au moment des examens", explique Gilles Bonavitacola. Une façon aussi de sécuriser la plateforme, en réduisant la charge de connexion et évitant ainsi les surcharges potentielles.

Des kits audiovisuels mobiles à destination des enseignants

À l’été 2020, s’est posée la question de l’équipement des enseignants. "Nous nous sommes projetés sur la rentrée 2020-2021, alors que tout le monde se réjouissait de la baisse du nombre de contaminations et se voyait déjà tiré d’affaire, se souvient Philippe Malbos. Mais on ne savait alors pas si, en septembre, les cours allaient reprendre en présentiel, en distanciel ou en comodal."

Face à l’incertitude, Lyon-I fait le choix d’un "dispositif agile" : un kit audiovisuel mobile, composé, au choix, d’une webcam, d’un trépied, d’une tablette et d’un micro (cravate ou d’ambiance) et d’une oreillette, compatibles avec les solutions de visioconférences. "Des modes d’emploi ont été rédigés et nous avons lancé un appel à expression des besoins", explique le VP. Plus de 1 400 enseignants ont été équipés pour la rentrée 2020, soit 50 % des équipes pédagogiques environ. Pour cela, l’université a investi environ 700 000 euros. "La suite des événements nous a donné raison. Ce dispositif a permis aux enseignants de dispenser leurs cours aussi bien depuis leur bureau que depuis chez eux."

Les enseignants ont progressivement pris en main ce nouveau dispositif. "Beaucoup sont revenus nous voir pour un complément d’équipement", précise Gilles Bonavitacola. Le trépied, permettant de déporter l’angle de captation, de filmer directement un tableau ou tout simplement de pouvoir se cadrer debout, dans une position plus proche de la posture habituelle de l’enseignant a notamment souvent été ajouté. "Tous n’avaient pas réalisé d’emblée les avantages de cet outil."

Un second système "un peu plus élaboré" a été déployé, fin août, sur le campus : trois salles de captation mobiles avec fond vert ont été mises à la disposition des enseignants sur réservation. Un système permettant de transformer n’importe quelle salle de cours. "Elles sont très demandées, car elles permettent aux enseignants d’avoir un tableau et de se filmer avec."

"La fracture numérique des étudiants n’est pas un mythe"

C’est aussi les étudiants qu’il a fallu équiper. "La crise nous a rappelé que la fracture numérique des étudiants n’est pas un mythe. Tous ne sont pas égaux devant l’outil informatique, en termes d’équipement mais aussi en termes de pratiques", affirmait Frédéric Fleury, le président de l’université, en décembre 2020, dans un entretien à AEF info (lire sur AEF info).

Pour remédier aux problèmes de matériel et de connexion des étudiants, l’université a lancé "Tous connectés à l’UCBL". Une opération qui s’est déroulée en quatre phases et dans laquelle l’université a investi 1,3 million d’euros. Au printemps, 653 premiers étudiants ont bénéficié d’une aide. Suivis de 1 451 autres à la rentrée de septembre, 600 à l’automne et 1 000 de plus fin 2020. Cette aide a pris la forme d’un soutien financier à l’achat d’un ordinateur. "C’est la solution qui a été privilégiée car il nous était compliqué de passer des commandes massives, le marché étant complètement saturé au printemps 2020", rappelle Philippe Malbos. Cette aide prévoyait initialement le financement de 80 % du prix de l’ordinateur, dans la limite de 500 euros. "En moyenne, nous avons versé 458 euros aux bénéficiaires." À partir de la rentrée de septembre, le montant de l’aide est passé à 300 euros, pour "toucher plus d’étudiants". "Nous avons raisonnablement pensé qu’il était possible de trouver une machine pour 450 ou 500 euros, explique Philippe Malbos. Une enveloppe de 100 000 euros a également été allouée au prêt de clé 4G pour les étudiants rencontrant des difficultés de connexion.

La tâche de repérer ces étudiants en difficulté a été confiée aux élus étudiants. 80 étudiants ont également été embauchés pour faire l’interface avec l’établissement.

Le plan de continuité pédagogique, "un pansement qu’il est temps de retirer"

Pourtant, pour les étudiants et les enseignants, le distanciel est loin d’être perçu comme une solution optimale. "On sent une vraie lassitude", affirme Philippe Malbos. Pour preuve, pendant les vacances de Noël, "nos chiffres montrent que l’activité sur le réseau a été quasi nulle. Jamais je n’avais vu aussi peu d’activité, même durant les congés. Tout le monde avait un vrai besoin de déconnexion."

En janvier, l’activité a repris. Mais pour Philippe Malbos, les plans de continuité pédagogique ne sont qu’un "pansement qu’il est temps de retirer", un "palliatif" face à une situation dans laquelle les étudiants sont "méprisés". Le VP numérique qui va jusqu’à parler d’"effort de guerre" de la part d’une "génération sacrifiée" et appelle de ses vœux le retour en présentiel, en demi-jauge au moins, au plus vite.

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Deborah Berthier, journaliste