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Comment les établissements s’équipent face à la crise ? À l’université de Rouen, l’avantage de l’expérience de la vidéo

En faisant le choix dès 2011 de se doter d'un portail vidéo et d'équiper des amphithéâtres de dispositifs fixes de captation des cours, l'université de Rouen bénéficie d'une expertise particulièrement utile dans le contexte sanitaire. Après le premier confinement, une douzaine d'amphis supplémentaires ont été équipés alors que la progression des usages apparaît constante depuis bientôt dix ans. Après l'université de Franche-Comté, l'Upec, l'Essec, Rennes SB, le Pôle Léonard de Vinci, Sciences Po et Grenoble EM, voici la huitième dépêche d’AEF info sur la manière dont les établissements du supérieur s’équipent face à la crise.

Université de Rouen, UFR droit, sciences économique et gestion Université de Rouen

"La crise sanitaire a accentué la nécessité d'une stratégie en matière de numérique", analyse Vincent Roy, vice-président de l'université Rouen-Normandie en charge du numérique. Dans cet établissement d'environ 30 000 étudiants, la structuration politique sur ces enjeux a véritablement démarré avec la création il y a dix ans d’une cellule dédiée aux Tice, transformée depuis 2014 en un "service aux usagers du numérique" (SUN) qui travaille avec la DSI. Trois ans plus tard est constitué un "comité de pilotage du numérique" réunissant le DSI, le directeur du SUN, l’équipe de direction (VP numérique, VP formation, président) ainsi que des personnels et étudiants élus.

"Il s’agit d’assurer une coordination globale entre les aspects de système d’information et d’accompagnement des usagers et de prospective", explique Vincent Roy. En termes financiers, le numérique représentait un budget moyen d’environ 2 M€ par an. Avec la crise sanitaire, les dépenses atteignent 650 000 € supplémentaires principalement consacrés aux équipements informatiques pour des étudiants ainsi que des personnels, et aux mises à niveau d’infrastructures (VPN pour le travail à distance, plateforme pédagogique, classes virtuelles, portail vidéo).

La facilité d’utilisation, clé du succès

L’effort financier porte en particulier sur la captation vidéo, un choix délibéré depuis 2011 lorsque l’université se dote d’un portail et installe dans certains amphis du matériel de captation des cours. Au cours de l’été, une douzaine d’amphithéâtres de plus ont été équipés pour un total d’environ 25 avec des caméras tourelles, un investissement estimé entre 13 et 18 000 € à chaque installation. La garantie du succès dépend de la facilité d’utilisation : l’enseignant s’enregistre en quelques clics, le cours terminé il est automatiquement publié sur une chaîne personnelle du portail vidéo.

Résultat, la progression des usages de la vidéo est "constante" et cette expérience de la captation "a clairement été un avantage pendant le confinement", note Vincent Roy. Quelques "freins" demeurent cependant pour continuer à faire évoluer les pratiques, principalement en lien avec les questions d’image et de propriété intellectuelle. "Certains enseignants ont peur de détournements par des étudiants mal intentionnés, ils expriment la crainte d’une réutilisation sans leur accord. Nous les informons qu’ils ont techniquement la main sur ces vidéos, ils peuvent les supprimer à tout moment et en sont les seuls propriétaires", souligne le VP numérique.

Convaincre pour lever les réticences

Concernant les problèmes d’image, "ils ne comprennent pas toujours qu’aujourd’hui les étudiants peuvent enregistrer ou capter les cours, aussi bien présentiels que distanciels, pour les publier ensuite sur des plateformes que nous ne maîtrisons pas". L’université doit donc sensibiliser et convaincre qu’il vaut mieux publier sur les plateformes institutionnelles "pour garder le contrôle".

L’utilisation du service de captation nécessite aussi un minimum de formation. Le service d’appui à la pédagogie propose pour cela un atelier, indispensable à suivre pour se voir ouvrir des droits d’utilisateur de la plateforme vidéo. L’objectif est ensuite qu’ils soient autonomes dans l’utilisation même si parfois comme avec des amphis à distance en simultané entre le Havre et Rouen pour des formations en santé, "il faut davantage de support et un appariteur est présent".

Grâce à cette plateforme vidéo basée sur la solution logicielle d’Ubicast, les enseignants peuvent aussi se filmer avec la webcam de leur poste personnel depuis n’importe quelle salle. La captation est donc théoriquement possible partout sur les campus, même si la pertinence pédagogique paraît moindre dans les salles de TD où l’enseignant souvent mobile ne reste pas devant l’ordinateur. D’un point de vue logiciel, les abonnements aux licences du numérique pédagogique représentent au total environ 65 000 € par an (portail vidéo, systèmes d’interactivité en amphi par smartphones, anti-plagiat, classe virtuelle Adobe Connect…).

Chantier en cours sur l’équipement informatique


Avec la généralisation du travail à distance pour raisons sanitaires, l’université de Rouen vient d’engager auprès de ses quelque 2 500 personnels un chantier d’inventaire du matériel informatique utilisé. L’objectif est d’opérer une transition vers des ordinateurs portables, les postes fixes étaient parfois privilégiés car plus simples à administrer.

Pour les étudiants, du prêt de portable a été organisé pendant six ou sept ans "mais cela était très chronophage", indique Vincent Roy. Environ 80 portables devaient être gérés chaque rentrée avec des difficultés pour les récupérer, les reconditionner, les remettre en état et les redistribuer après décision d’une commission dédiée.

L’opération a été arrêtée l’année dernière "par manque de moyen" car elle "mobilisait beaucoup avec parfois des retours d’équipement dans un état vraiment dégradé", déplore-t-il. Pendant le confinement une mesure de ce type a été conduite en urgence après avoir envoyé 30 000 SMS pour qualifier les besoins des étudiants. Une centaine d’ordinateurs a été distribuée, ainsi que des téléphones pour environ 100 à 120 étudiants et des cartes 4G pour une vingtaine.


Une évolution qui demande du temps

Avec le premier confinement est apparue la nécessité de redimensionner certaines infrastructures informatiques (portail pédagogique Moodle, portail vidéo et service de classe virtuelle BigBlueButton), en raison d’une sur-sollicitation des fonctions d’enseignement à distance. "Nous avons profité des congés d’été pour les renforcer, mais le passage au tout à distance depuis le 2 novembre nous pose de nouveau des problèmes que nous n’avions pas lors de la rentrée au format 'hybridation'", témoigne Vincent Roy.

La difficulté la plus importante concerne les classes virtuelles à très gros effectifs, "parfois bien supérieurs à 100", que l’infrastructure en place ne parvient pas à "soutenir". Pour ces situations, l’université recommande l’enseignement asynchrone avec captation vidéo ou un usage de la plateforme pédagogique, et "envisage une solution externalisée".

Les moyens humains restent le nerf de la guerre


La question des moyens humains disponibles dans les équipes chargées du numérique se pose aussi. "Les universités recrutent peu, certaines plus du tout, nous faisons partie de celles qui ont encore des campagnes d’emploi", signale Vincent Roy.

Des efforts ont été faits au niveau des ingénieurs pédagogiques et au travers d’appels à projets ce qui a permis de renforcer les équipes. "On peut regretter qu’ils soient recrutés en CDD mais cela nous aide beaucoup sur les périodes de confinement où il faut beaucoup d’accompagnement."

Pour les DSI, le problème apparaît plus critique en raison de la concurrence avec le privé où les entreprises proposent des postes en CDI et avec des différences de salaires conséquentes.

Les pratiques actuelles correspondent avant tout à une réponse d’urgence dans un contexte qui n’aide pas à la diffusion de nouveaux usages, car "le fait d’être contraint et forcé est problématique". Hors contexte Covid, "les choses évoluent lentement" car les transformations des pratiques "demandent du temps, il faut amener les enseignants à venir au numérique par eux-mêmes", considère Vincent Roy. Cela paraît d’autant plus vrai que l’avancement des carrières reste axé sur l’activité recherche. De ce fait, les enseignants "ne sont en général pas prêts à passer trop de temps sur le numérique pédagogique".

Pour l’université de Rouen-Normandie, qui a défendu le principe d’une rentrée au maximum en présentiel, en règle générale la diffusion du numérique pédagogique "reste sur cette logique". Comme le résume Vincent Roy, "à terme cela doit nous permettre de renforcer ce qu’on fait bien en présentiel et proposer de nouveaux services aux étudiants" en particulier autour de la co-modalité présentiel et distanciel, qui est un objectif du projet NCU normand "Réussites plurielles".

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Cyril Duchamp, journaliste