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Home| Social / RH| Fonction publique| Dépêche n°630268

"Toutes les questions RH président à notre réflexion sur l’immobilier public de demain" (Christine Weisrock, DIE)

"Toutes les questions RH président à notre réflexion. Elles concernent le télétravail, les modalités de management et plus particulièrement la manière dont les cadres supérieurs managent leurs équipes à distance, la santé au travail", explique dans une interview à AEF info, jeudi 18 juin 2020, Christine Weisrock, sous-directrice stratégie et expertises à la direction immobilière de l’État, à propos de la réflexion sur "l’immobilier public de demain" et l’extranet "travailleur autrement" lancés fin mai et début juin. Reconnaissant que l’administration a une conception de ses bâtiments encore trop calquée sur les organigrammes de ses services, elle plaide pour de nouveaux espaces de travail et compte tirer parti des erreurs du secteur privé en la matière. Pour pousser les administrations à progresser, la DIE préconise de nouveaux espaces de travail dans tous les projets qu’elle accompagne.

Les jeunes qui commencent à arriver en masse dans les administrations "sont quelque peu rebutés" par l'organisation spatiale actuelle des locaux, constate Christine Weisrock, sous-directrice Stratégie & Expertises de l'Immobilier de l'État. DIE

AEF info : La DIE a lancé le 19 mai dernier une réflexion interministérielle sur "l’immobilier public de demain". Quels sont les facteurs qui ont motivé cette réflexion ? La crise sanitaire a-t-elle été le seul élément déclencheur ?

Christine Weisrock : Pas tout à fait. La DIE a commencé à réfléchir à l’évolution des espaces de travail il y a deux ans. Nous avons en effet constaté que nous avions beaucoup de postes de travail, notamment de l’encadrement, qui étaient inoccupés dans nos administrations en raison des réunions, des déplacements, de travaux nomades. L’administration a encore une conception des bâtiments qui aboutit souvent à un décalque des organigrammes des services dans l’organisation spatiale, avec en plus une répartition des bureaux individuels ou de 2 ou 3 personnes qui prend en compte les grades hiérarchiques des personnels.

Non seulement cette conception est quelque peu datée, mais de surcroît, ce type de bureaux paraît de moins en moins adapté. À l’occasion de prises à bail ou d’acquisitions d’immeubles par l’État, la DIE a eu à visiter nombre de bâtiments privilégiant une offre immobilière multipliant les postures de travail, le secteur privé prenant en compte des besoins différents tels que le travail en mode projet, agile ou collaboratif. À cet égard, notre immobilier n’est plus tout à fait adapté. Par ailleurs, les jeunes qui commencent à arriver en masse dans nos administrations sont quelque peu rebutés par cette organisation spatiale des locaux.

 

"Un projet immobilier ne constitue pas qu’une opportunité de regrouper des personnels pour travailler avec un objectif économique. Il est la résultante d’une démarche plus globale de transformation."

 

Cela nous a conduits à travailler au lancement de l’extranet "travailler autrement" qui a pour objectif d’accompagner les administrations dans la transformation de leur immobilier. Par ailleurs, l’État conduit de plus en plus des projets de transformation qui se traduisent à un moment donné par un projet immobilier mais celui-ci intervient après et non dans le cadre d’une réflexion préalable. Or, un projet immobilier ne constitue pas qu’une opportunité de regrouper des personnels pour travailler avec un objectif économique. Il est la résultante d’une démarche plus globale de transformation.

Dans le cadre de notre réflexion, nous nous sommes aperçus que la surface utile nette – les 12 m2 par agent – n’est pas forcément le seul vecteur de réflexion qui doit nous guider. Dans le cadre de plateaux conçus en fonction des postures de travail, généralement aérés et dotés de diverses espaces adaptés aux besoins (différentes formes d’espaces de réunions, alvéoles individuelles, salons, etc.), cette notion de surface utile nette offerte à l’agent n’existe plus. Ce qui prime est la surface utile brute (celle que l’on achète, loue, exploite, chauffe, éclaire…) et l’obtention du meilleur rendement de plan possible grâce à un aménagement performant.

Dès l’arrivée de notre nouveau directeur, Alain Resplandy-Bernard, en février dernier, le lancement de cette réflexion était inscrit dans sa feuille de route avec l’objectif, à terme, de donner des préconisations et une autre vision de l’immobilier. La crise sanitaire a suscité de premières réactions, pour partie de peur et de repli, ce qui nous a conduits à lancer cette réflexion plus tôt que prévu, dès le mois de mai. L’objectif était d’éviter que cette situation incite les administrations à se tourner à nouveau, en réaction, vers un immobilier peu adaptable et très cloisonné.

AEF info : Comment la DIE va-t-elle mener cette réflexion et qu’en attendez-vous à plus ou moins long terme en matière RH ?

Christine Weisrock : Toutes les questions RH président à notre réflexion. Elles concernent le télétravail, les modalités de management et plus particulièrement la manière dont les cadres supérieurs managent leurs équipes à distance, la santé au travail. Le DGAFP participe à nos groupes de travail. La RH est un "entrant" mais aussi un "accompagnant". Une fois que nous mettons en place des projets immobiliers innovants qui prennent en compte tous ces aspects, nous avons besoin des RH pour accompagner ces projets, plus précisément les managers – qui ne disposeront plus forcément d’un bureau propre comme repère et devront, le cas échéant, modifier leurs modalités de pilotage des équipes. Si des progrès ont déjà été accomplis en la matière, il y a encore du chemin à parcourir.

 

"Plutôt que de céder tout de suite aux réticences, mieux vaut ouvrir le dialogue avec les agents sur leur usage des locaux et prendre en compte leurs remarques."

 

La problématique est la suivante : les responsables d’administration, qui n’ont pas toujours du temps à consacrer à ces questions, n’accompagnent pas toujours les projets immobiliers novateurs qui vont forcément changer les habitudes et, donc, inquiéter. C’est particulièrement vrai dans les administrations centrales mais aussi dans les services déconcentrés. Or c’est particulièrement dans les territoires que nous aurions besoin d’une telle impulsion, ce qui n’est pas encore suffisamment le cas. Plutôt que de céder tout de suite aux réticences, mieux vaut ouvrir le dialogue avec les agents sur leur usage des locaux et prendre en compte leurs remarques.

C’est ainsi que nous avons procédé dans le cadre du plan de rénovation des cités administratives, avec l’édition d’un guide sur les nouveaux usages pour lequel nous avons été accompagnés par une société de design conseillée par la DITP. Ce guide est l’aboutissement de la réflexion que nous avons menée avec les agents et les encadrants de la cité de Mâcon qui ont "repensé" les espaces des cités.

AEF info : Dans ce cadre, vous avez mis en place mi-juin un extranet afin de réfléchir à de nouveaux espaces de travail et de mettre en avant les retours d’expérience d’administrations et d’entreprises privées. Quelle est l’attitude des administrations vis-à-vis de ce type de démarche ? Ont-elles à apprendre du secteur privé ?

Christine Weisrock : Le secteur privé est certainement plus en avance dans cette tendance à la disparition des bureaux individuels mais il a également commis un certain nombre d’erreurs dont nous pouvons tirer les enseignements. Certains ont par exemple plus fait de l’open space que du nouvel espace de travail convivial ; d’autres sont tout de suite allés vers le flex office qui ne prévoit plus aucune place attribuée. Or, selon les retours que nous avons eus, ce type de bureau peut être perturbant et mal vécu sur la durée par les agents et leurs managers. Et c’est d’autant plus mal vécu que l’on a pu constater, dans certains projets, que la haute hiérarchie s’attribue tout un étage. Difficile donc, quand l’exemple n’est pas donné, de faire passer ce genre d’aménagement. Nous sommes, à ce stade, dubitatifs à l’égard du flex office.

 

"Il est possible d’offrir de nouveaux espaces de travail permettant de gagner, sinon en mètres carrés, du moins en plasticité."

 

Enfin, pour faire des économies, les entreprises ont souvent adopté un taux de recouvrement de 80 postes pour 100 personnes. Durant les périodes où les réunions et séminaires sont nombreux, les bâtiments sont pleins et tout le monde n’a pas de place. Là aussi, l’esprit de mesure est de mise. Il est possible d’offrir de nouveaux espaces de travail permettant de gagner, sinon en mètres carrés, du moins en plasticité. Mais il ne faut pas se mettre en danger si j’ose dire et par exemple, se trouver en difficulté en cas de crise (sanitaire par exemple).

En revanche, là où le secteur privé est bien plus avancé, c’est sur le smart building, l’immeuble intelligent, qui permet par exemple la réservation de salles de réunion automatique, l’équipement de tous les agents en téléphones et ordinateurs portables et offre un réseau informatique partagé. Le secteur public commence toutefois à bouger : RTE, qui a mis en place de nouveaux espaces de travail à la Défense, ou encore le Conseil du numérique qui a permis à ses  membres de co-construire leur nouvel espace.

Mais hormis ces exemples et plusieurs labs (Bercy, ministère de l’Éducation nationale, ministères sociaux…), peu d’administrations ont, à ma connaissance, mis en place de nouveaux espaces de travail. Les administrations procèdent plus volontiers pas à pas, en privilégiant les petits espaces pour acclimater leurs agents. Pour aller plus loin, nous préconisons la mise en place de nouveaux espaces de travail dans tous les projets que nous accompagnons mais ceux-ci ne se concrétiseront pas avant les 3 à 5 ans à venir.

AEF info : Tout cela a un coût. Dans le contexte actuel de post-crise sanitaire, dans quelle mesure le gouvernement serait-il prêt à financer les aménagements d’espaces de travail ?

Christine Weisrock : Ce n’est pas tant le coût de l’immobilier lui-même qui pose le plus de difficultés mais celui des mobiliers et équipements informatiques. Et cela ne relève plus des coûts immobiliers mais des dépenses des ministères dont les moyens budgétaires ne sont pas suffisants.

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