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Région Grand Est : "Neuf agents des sites administratifs sur dix veulent continuer à télétravailler" (D. Gougeon, DRH)

Alors que l’expérience de télétravail durant le confinement a été jugée satisfaisante par la majorité des agents des sites administratifs, la région Grand Est travaille "à une évolution notable du dispositif", pour passer "très probablement à 1,5 à 2 jours télétravaillés par semaine", indique Delphine Gougeon, secrétaire générale de la région Grand Est et DRH, dans un entretien accordé à AEF info le 11 juin 2020. Depuis la deuxième phase de déconfinement du 2 juin, "les 4/5^e des agents continuent d’alterner les deux modalités de travail", à la maison et sur site. Delphine Gougeon revient sur la mise en place en mars du PCA, élaboré juste après la gestion d’une attaque informatique, et tire les premiers enseignements de cette période de crise sanitaire, notamment en termes de management et de communication. Pour "financer la reprise", la région envisage "des économies sur le budget RH".

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Delphine Gougeon, secrétaire générale de la région Grand Est et DRH. Droits réservés - DR - Région Grand Est

AEF info : Au moment du confinement, aviez-vous eu le temps d’élaborer un PCA ?

Delphine Gougeon : Le temps, nous ne l’avons pas vraiment eu ! Mais, par rapport à d’autres collectivités, nous avons peut-être eu une longueur d’avance, pour deux raisons. D’une part, nous avons fait partie des régions touchées le plus rapidement par le virus, avec un président médecin [Jean Rottner] qui nous a vite mis dans le bain. Dès le 25 février, une cellule de crise s’est mise en place autour de notre DGS Nicolas Pernot, réunissant plusieurs DGA et directions concernées – secrétariat général (DRH, Direction du numérique, mission moyens généraux), DGA en charge de la Valorisation des potentiels (notamment des lycées), DGA Mobilités, DGA Proximité et Cohésion des territoires, Pôle Performance, DGA Attractivité, mais également le plateau médical, qui compte deux médecins du travail et huit infirmiers. Cette cellule, réunie tous les lundis à 8h15, a développé un tableau de bord de suivi des actions et travaillé au PCA.

D’autre part, la région a subi, le 14 février, une attaque informatique d’assez grande ampleur, avec demande de rançon : pendant cinq jours, nous ne pouvions plus nous connecter au SI hors de la messagerie. Les crises se sont donc enchaînées. À peine étions-nous sortis de la gestion du virus informatique que nous sommes entrés dans la gestion de crise Covid-19. Ces deux sujets nous ont amenés à travailler de façon transversale et pluridisciplinaire pour être réactifs et placer la collectivité dans la configuration adaptée, tout en communiquant auprès des organisations syndicales, du Codir et des agents.

Après l’attaque informatique, nous nous étions donc déjà posé des questions liées à la continuité de l’activité. Dès la fin février, nous avons formalisé notre PCA. Et la Direction du numérique a obtenu du prestataire d’augmenter le nombre de connexions VPN : dès le 17 mars, nous étions en capacité d’en assurer 1 500 simultanément, sur un total de 2000 agents exerçant sur les sites administratifs. Nous étions donc en mesure de mettre quasiment tout le monde en télétravail.

AEF info : Comment la région s’est-elle organisée durant le confinement, sur les sites administratifs (2 000 agents) et au sein des lycées (5 500 agents) ? Quelle part de personnels est-elle restée sur place ?

"La logique a été de préserver la santé des agents, donc de faire en sorte qu’un maximum reste en télétravail ou en ASA."

Delphine Gougeon : La logique a été de préserver la santé des agents, et donc de faire en sorte qu’un maximum de personnes reste en télétravail ou en ASA. Pour les lycées, les agents étaient maintenus en position d’activité mais placés en ASA, conformément aux recommandations de la DGAFP. La présence sur site était réduite au strict minimum, déterminée avec les chefs d’établissement. Au total, ce sont 350 agents environ qui ont assuré une présence par roulement, sur des créneaux d’une demi-journée en moyenne.

Pour les trois sites administratifs et les douze maisons de la région, nous avons déterminé les missions indispensables à poursuivre sur site pendant la phase de confinement : traitement du courrier, sécurité des bâtiments, ménage. Puis, après l’annonce de la date de déconfinement par le président de la République, des équipes de maintenance sont revenues fin avril – début mai, notamment pour préparer les kits sanitaires pour la reprise. Une grande majorité des 2 000 agents sont restés chez eux, soit en télétravail, puisque beaucoup de fonctions peuvent être considérées comme télétravaillables, soit en ASA. Sachant que les agents en ASA pouvaient, sur une même semaine, être mobilisés sur sites certains jours et être en ASA les jours restants.

AEF info : Comment avez-vous pu déployer le matériel nécessaire au travail à distance ?

Delphine Gougeon : Environ 1 100 personnes étaient déjà dotées d’un ordinateur et d’un téléphone portable, compte tenu de la taille de la région. Au moment du confinement, nous avons fait configurer en urgence 100 ordinateurs portables qui étaient en réserve. Puis nous avons récupéré des ordinateurs prévus pour les lycéens dans le cadre du dispositif "Lycée 4.0" (manuels numériques), ce qui a permis de passer à 1 900 ordinateurs disponibles. Et certains agents ont fait le choix d’utiliser leur ordinateur personnel. Le télétravail s’est donc mis en place en plusieurs phases de mi-mars à mi-avril, sans difficulté.

"Nous avions identifié 1 200 agents sur des fonctions prioritaires […]. Au fur et à mesure, ils ont été équipés et ont décliné le PCA."

Dans le PCA, nous avions identifié 1 200 agents sur des fonctions prioritaires : les services RH pour la paie, l’avancement de carrière et la maladie, les services financiers pour le mandatement et, aussi, les chargés de mission pour le suivi des dossiers. Au fur et à mesure, ces agents ont été équipés et ont décliné le PCA. Nous, nous avons mis l’accent sur le management à distance (1). La région a aussi mis en place une plateforme téléphonique à caractère médical, et à partir de mi-avril, un suivi psychologique ; une dizaine de séances ont été assurées en avril, puis environ 70 en mai.

AEF info : Quels principaux enseignements tirez-vous de cette période inédite ?

Delphine Gougeon : Nous avons su faire face. Les agents ont été payés, les dossiers ont été instruits, les subventions versées, et le président de la région a pu piloter des commissions permanentes en visioconférence. La grande majorité des agents ont paru satisfaits. Grâce à l’infrastructure informatique, nous avons pu faire fonctionner la collectivité, compte tenu des circonstances. En termes de management, cela a été l’occasion de tester de nouvelles pratiques qui se sont développées, avec la co-animation de l’École des managers et de la Dimap (Délégation à l’innovation et à la modernisation de l’action publique).

Concernant le télétravail, nous avions lancé l’an dernier une expérimentation avec 80 personnes, un jour par semaine. Là, nous sommes passés à l’échelle réelle. Comme dans beaucoup de collectivités, cette période a révélé que le travail à distance était potentiellement compatible avec la poursuite des activités.

Nous avons fait un sondage en fin de période de confinement : neuf agents des sites administratifs sur dix souhaitent continuer à télétravailler en période ordinaire, et neuf sur dix sont satisfaits des conditions proposées par la collectivité régionale. Forts de ces retours, nous travaillons à une évolution notable du dispositif. Le principe, désormais, serait que tous les postes soient réputés ouverts au télétravail, sauf ceux nommément listés dans le règlement du télétravail. Nous passerons très probablement à 1,5 à 2 jours télétravaillés par semaine. Un dialogue avec les organisations syndicales doit naturellement être mené sur ces différents aspects. Nous envisageons une phase de préfiguration, avant un déploiement au 1^erjanvier prochain.

"Pour que le télétravail fonctionne, il est nécessaire que les conditions de travail soient suffisamment satisfaisantes à domicile."

Nous allons préparer une charte du télétravail. Pour que le travail à distance fonctionne, nous devons garantir deux points. Il est nécessaire que les conditions de travail soient suffisamment satisfaisantes à domicile : une bonne connexion, un espace dédié, une tranquillité propice au travail. Par ailleurs, cela repose sur un contrat de confiance avec son supérieur hiérarchique : si celle-ci n’existe pas, ce n’est pas la peine d’y aller. Nous avons vu pendant le confinement bon nombre de personnes envoyer des mails le soir ou le dimanche. Autant nous pouvons l’accepter en période exceptionnelle, autant il faudra être clairs sur le droit à la déconnexion et sur l’articulation entre vie professionnelle et vie privée.

D’ailleurs, dans notre collectivité multisites, il s’agit toujours de s’appuyer davantage sur un management par objectifs, plutôt que sur des tableaux de bord d’activité à remplir au jour le jour. Il faut également pouvoir se requestionner régulièrement : chaque entretien annuel doit permettre de tirer un bilan, pour savoir si la formule retenue convient à l’agent, et à son encadrant.

AEF info : Comment s’est passé le dialogue social ? En particulier, comment vous êtes-vous positionnés sur les congés ?

Delphine Gougeon : Nous avons réuni le CHSCT le 11 mars, le 14 avril, le 4 mai et le 4 juin. Chaque semaine, j’envoyais un mail d’informations aux organisations syndicales. Le principal sujet a été celui des conditions de maintien des activités. La crise a aussi eu certaines conséquences sur le plan RH : nous avons dû décaler le calendrier du diagnostic RPS. Et nous allons seulement entamer le diagnostic risques professionnels.

À partir de mi-avril, nous avons réfléchi aux conditions de reprise. Nous avons préparé deux "Guides de ma reprise", pour faciliter le retour au bureau ou en établissement ; s’ils s’adressent à deux publics différents, ils comportent une trame commune, avec un volet médical et des modalités pratiques. Nous avons aussi prévu des kits de protection individuels : masques, lingettes, gel hydroalcoolique, etc.. Pour préparer ces différentes phases, nous avons associé les représentants du personnel ; cela s’est bien passé.

Concernant les congés, nous avons attendu l’ordonnance [du 15 avril 2020] du gouvernement, et cherché un dénominateur commun entre tous les agents. Nous avons trouvé un compromis, avec trois jours de congé imposés. Les agents des lycées avaient trois jours de congé annuels pendant les vacances de printemps. Par parallélisme des formes, nous avons considéré également que tous les agents des sites administratifs devraient poser trois jours, entre le 17 mars et le 11 mai. Le dispositif, inférieur à ce qui était prévu dans l’ordonnance, n’a pas été trop mal accepté.

AEF info : Quelles ont été les principales étapes du déconfinement, dans une région classée rouge début mai ?

Delphine Gougeon : Sur les lycées, nous avons attendu les consignes du gouvernement. Jusqu’au 11 mai, chacun est resté chez soi sauf les agents qui exerçaient le service minimum. Puis, nous avons prévu un retour très progressif, en fonction des besoins. Pour la reprise des élèves fixée au 2 juin, des travaux de maintenance et de nettoyage ont été engagés. Depuis cette date, tous les agents sont revenus à l’exception des personnes placées en ASA, que ce soit pour garde d’enfants ou en raison d’une fragilité médicale.

Depuis le 11 mai, les sites administratifs sont rouverts. Les agents se sont organisés avec leur supérieur hiérarchique pour poursuivre leur activité en télétravail ou sur site. Depuis le 2 juin, l’accueil du public est de nouveau possible. Les 4/5^e des agents continuent d’alterner les deux modalités de travail. Ils suivent les recommandations du Premier ministre et du président Jean Rottner, même si, pour ceux qui ont de jeunes enfants, le télétravail peut s’avérer compliqué.

AEF info : En commission permanente le 15 mai, l’exécutif a dit tabler sur un déficit de recettes de 75 M€ en 2020. Quels pourraient être les impacts, pour les agents de la région ?

Delphine Gougeon : La crise aura en effet des conséquences sur le budget. Lors du comité technique du 12 mai, le président Rottner a annoncé certaines mesures importantes en matière de ressources humaines, compte tenu de la gravité de la situation. Alors que le budget RH a augmenté chaque année depuis trois ans, il a prévenu qu’il fallait freiner cette logique d’augmentation et la stabiliser.

Le choix a été de préserver l’essentiel : la rémunération, l’avancement de carrière, et le socle minimum sur l’action sociale (mutuelle, prévoyance, etc.). Mais, plusieurs mesures sont prévues : le gel des remplacements et des recrutements en cours, l’ajustement de la subvention à l’Amicale du personnel, la suspension de la convention avec le CNAS pour une durée d’un an en 2021. Globalement, il s’agit de faire des économies sur le budget RH (2), pour dégager des marges en fonctionnement afin de financer la reprise.

(1) Avec la réalisation du "Guide du management à distance en situation exceptionnelle" (co-rédigé par le directeur de Manag’Est-l’École des managers et le directeur de la Dimap, la Délégation à l’innovation et à la modernisation de l’action publique, lire sur AEF info).

(2) Dans le cadre d’une décision budgétaire modificative qui sera présentée le 10 juillet en séance plénière du conseil régional.