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Journal de crise : les établissements sous pression face à l’impatience et l’inquiétude des personnels (épisode 11)

"Les chercheurs veulent tous revenir !" C’est le constat que font un certain nombre d’acteurs de l’ESR interrogés par AEF info lors de la sixième semaine de confinement. Les personnels des universités et des grandes écoles oscillent entre impatience et inquiétudes et voudraient avoir des réponses à leurs nombreuses questions en vue de la reprise progressive de l’activité prévue à partir du 11 mai. Comment accueillir les collaborateurs et faire face à leur état émotionnel ? Comment assurer la restauration des personnels qui prendront la route ? Comment s’approvisionner en matériel sanitaire ? Les directions d’établissements doivent répondre à toutes ces questions, sachant que cet horizon du 11 mai ne doit pas faire oublier celui de la rentrée de septembre, qui ne s’annonce "pas ordinaire". Voici l’épisode 11 du journal de crise d’AEF info.

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"L’annonce du déconfinement n’a pas tant amené de l’espoir que de l’impatience, car les gens veulent savoir dans quelles conditions cela va se passer", indique Joris Benelle, DGS de l’université Grenoble-Alpes. Pourtant, les contraintes exogènes et toutes les inconnues sont loin d’être levées : reprise des moyens de garde des enfants, transports en commun, approvisionnement en matériel sanitaire… "Cela génère donc une forme d’inquiétude" et a mis "beaucoup de pression sur les établissements", poursuit le DGS. "On a une temporalité assez complexe à gérer."

"En ce qui concerne l’après-11 mai dans les universités, une note de la Dgesip a reprécisé ce qu’on savait déjà, c’est très clair : elles doivent se débrouiller !", constate de son côté Jean Chambaz, président de Sorbonne Université. Un sentiment partagé par la directrice générale de Toulouse business school : "Les messages contradictoires [de la part du gouvernement] deviennent pénibles" et "l’accompagnement de l’enseignement supérieur est assez light", déclare Stéphanie Lavigne. "On n’a pas beaucoup d’informations de la part de Frédérique Vidal."

élaboration des plans de reprise d’activité

Tous les établissements, même les plus "pressés d’attendre" comme l’UGA (lire sur AEF info), se sont lancés depuis quelques jours dans l’élaboration de leur plan de reprise d’activité – même si certains réfutent ce terme, estimant que l’activité n’a jamais cessé. Tout en attendant fébrilement le plan de déconfinement gouvernemental attendu ce mardi 28 avril pour s’ajuster. "Il faudra que les personnels se préparent à avoir des consignes qui évolueront au jour le jour", prévient Joris Benelle.

limiter le top down

"On est passé des PCA aux PRA", témoigne Françoise Le Fichant, VP RH de l’université de Nantes. "On a fait des tableaux, à renvoyer par tous les services communs, composantes et labos, pour identifier qui doit reprendre, quand et dans quelles conditions."

À Grenoble, le plan s’élabore "à quatre niveaux différents : le niveau de la gouvernance, afin de décider comment les instances fonctionneront après le 11 mai ; le niveau des services centraux pour décider comment est poursuivi ou non le télétravail et identifier ce qui est prioritaire ; le niveau des composantes, pour préparer le retour des étudiants, les examens et les concours comme la Paces ; et le niveau des laboratoires, en nous coordonnant avec les tutelles concernées pour avoir une approche commune", explique Joris Benelle. "On fait ce travail par blocs, car nous ne souhaitons pas que tout vienne du haut mais soit co-construit, même si le calendrier est contraint, d’autant plus que nous sommes en période de vacances scolaires." Le plan de retour à l’activité sera discuté en CT, CHSCT et en CA.

"Notre copie est faite, validée par les doyens et en train de passer devant les labos", déclare de son côté Mohammed Benlahsen, président de l’UPJV, qui rappelle que son université, située dans l’un des premiers clusters contaminés, est en avance de phase.

Définir qui seront les premiers à revenir

Après le passage des prestataires d’entretien pour une remise en état sanitaire des locaux, qui seront les premiers personnels à revenir ? "Nous fonctionnerons en mode dégradé obligatoirement, avec le service paie, les finances, un peu de scolarité pour rentrer les notes et un peu de ménage", répond Mohammed Benlahsen.

"en recherche, ils veulent revenir !"

"En recherche, les collègues veulent tous revenir, ils n’en peuvent plus ! Mais il nous faut trouver quelque chose de raisonnable, maintenir le télétravail, trouver un mode de fonctionnement hybride", ajoute le président de l’UPJV. Frédéric Fotiadu, directeur de l’Insa Lyon, fait lui aussi état "d’injonctions pas toujours faciles à concilier" entre la sécurité et la santé qui "seront des priorités absolues" et "une grande envie des personnels de revenir et de reprendre les activités de recherche". "Nous aurons un travail de priorisation. Nous voulons procéder avec méthode, anticipation et prudence et ne pas nous précipiter."

Élisabeth Borredon, rectrice ESRI des Hauts-de-France, sent qu’il y a une "forte volonté de redémarrer" car les universités "voient que tout s’accumule". En matière de paie par exemple, il y a un énorme travail de rattrapage, les DRFIP ayant suspendu tous les nouveaux éléments de rémunération en avril et mai (lire sur AEF info). "S’il y a une petite fenêtre entre le 11 mai et le 20 juillet, elles vont en profiter car la rentrée de septembre risque d’être plus compliquée que d’habitude", note la rectrice. Joris Benelle rappelle, lui, que "le télétravail doit rester la règle" comme l’a dit le Premier ministre et comme l’a rappelé la ministre dans son courrier (lire sur AEF).

télétravail jusqu’aux vacances

L’université de Lorraine doit tenir un comité de pilotage de crise sur ce sujet : "Faut-il remettre les pointeuses ? Quel contingent de personnels Biatss prévoir ?", s’interroge Sébastien Lajoux, DGA. Pour lui, il serait opportun que les 1 700 personnels qui ont des activités télétravaillables continuent de travailler à distance jusqu’aux congés d’été. "Ce qui n’empêche pas de revenir parfois pour de la reprographie ou accéder à certains dossiers", ajoute-t-il. Il plaide pour un retour progressif, en garantissant toutes les conditions de sécurité sanitaire, des personnels en ASA faute d’activité télétravaillable (métiers techniques). Et pour ceux qui sont en ASA pour garde d’enfants, il compte sur un service minimum à compter du 27 mai : "Donc ces agents seront mobilisables en travail à distance", espère-t-il.

À TBS, 60 % du personnel a des enfants de moins de 16 ans, a calculé Stéphanie Lavigne. "On se dit qu’ils ne pourront pas revenir travailler sur place. Toutes les directions vont travailler avec leurs collaborateurs pour définir quels sont les personnels qui ont une impérieuse nécessité de revenir sur place, ceux qui en ont envie, ceux qui n’en ont pas envie. Mais c’est complexe car on ne va pas pouvoir tenir compte des particularités de chaque personnel. J’imagine que les seules équipes qui vont reprendre sont les équipes de direction et quelques personnels supplémentaires."

Les problèmes posés par le retour des personnels

la restauration

Le retour des personnels sur site entraîne plusieurs questions, à commencer par les conditions d’accueil en matière de restauration, notamment pour ceux qui n’habitent pas sur place et feront la route. "Nous avons trois propositions sur lesquelles nous travaillons : la livraison de repas ; travailler en journée continue (terminer à 13h ou travailler de 13h à 17h) ; ou trouver un espace très large permettant aux gens de se restaurer tout en maintenant les distances requises", explique Mohammed Benlahsen.

Cette question de la restauration pose des problèmes immobiliers, renchérit Françoise Le Fichant : "S’il faut prévoir des salles spécifiques, il faut qu’elles soient assez grandes et bénéficient du ménage adéquat. Cela nécessite de revoir les contrats avec les sociétés de nettoiement."

L’état émotionnel des collaborateurs

Sébastien Lajoux alerte également sur la nécessité de faire attention à l’état psychologique des collaborateurs à leur retour. "Nous ne reviendrons pas tous avec la même charge émotionnelle. Certains ont eu une activité professionnelle réduite et une activité familiale énorme ; certains ont eu une activité professionnelle énorme, et aussi de l’activité familiale ; d’autres auront profité des rayons du soleil ; sans parler de ceux qui ont été touchés directement ou indirectement par la maladie." Sans compter non plus les nouvelles habitudes prises pendant le travail à distance. "Certains reviendront épuisés moralement et physiquement, tandis que d’autres seront en forme", résume-t-il.

Stéphanie Lavigne pointe, elle, la vive inquiétude des salariés, qui posent beaucoup de questions sur le nettoyage des locaux, la présence de gel hydroalcoolique, de gants, de masques, etc. "C’est de notre responsabilité d’employeur de fournir des masques aux personnels. Je ne veux pas prendre de risque de faire venir des personnes avec leur propre masque et qu’elles se retournent un jour contre l’école."

l’Approvisionnement en masques

L’approvisionnement en masques reste en effet une autre question épineuse, même si l’on ne connaît toujours pas les règles qui seront appliquées en la matière. "Nous en avons commandé il y a déjà 15 jours mais ils n’arriveront pas avant début juin. L’école ne pourra donc pas rouvrir avant cette date", prévient Stéphanie Lavigne. "Nous avons opté pour des masques lavables plutôt que jetables car on se dit que ça va durer. L’école dispose d’un lave-linge et d’un sèche-linge. Nous allons donc nous charger de les laver."

Joris Benelle assure lui aussi que "l’UGA va pleinement jouer son rôle d’employeur et protéger la santé des agents en se procurant des masques, du gel hydroalcoolique, des lingettes et en nettoyant les locaux." Frédéric Fotiadu a commandé "un premier lot de 50 000 masques type chirurgicaux (mais non garantis pour usage médical) auprès d’un fournisseur habituel". 

Plusieurs possibilités pour l’achat de masques

 

Élisabeth Borredon fait état de plusieurs possibilités pour l’achat de masques dans sa région des Hauts-de-France :

  • un recensement interministériel : chaque ministère doit faire remonter les besoins. L’UGAP (Union des groupements d’achats publics) doit ensuite centraliser l’achat, puis les ministères répartir les commandes. "Pour le moment, le MESRI ne nous a pas demandé de faire de remontées", précise la rectrice ;
  • les initiatives locales des établissements qui passent des commandes. "Nous avons senti que plusieurs établissements avaient pris de l’avance. Ils veulent être sûrs que lorsqu’ils reprendront le 11 ou le 12 mai, ils seront en capacité de fournir des masques ;
  • la plateforme d’achat mise en place par la préfecture et la région Hauts-de-France, avec une forte tradition textile, qui permet de passer des commandes auprès d’entreprises régionales.

"On sent que les établissements ne veulent pas mettre tous leurs œufs dans le même panier", constate Élisabeth Borredon.

septembre, une rentrée "pas ordinaire"

L’autre horizon sur lequel les universités travaillent est bien sûr la rentrée de septembre, dont aucune n’envisage, pour le moment, de décaler la date, aux dires d’Elisabeth Borredon. Jean Chambaz prévient qu’elle ne sera pas facile. "La période actuelle peut être très éprouvante pour certains. Il faudra que les gens reprennent pied dans la vie et se mobilisent pour une rentrée qui ne sera pas ordinaire."

du distanciel pour un semestre voire une année

"Il est évident que la rentrée ne se passera pas normalement", abonde Mohammed Benlahsen qui demande à ses équipes de "plancher sur du distanciel pour les L1 et les M1", pour au moins un semestre, voire une année. Son argument est qu’il faudra du distanciel a minima pour les étudiants étrangers. "Tous les consulats de France sont fermés. N’allons pas imaginer qu’ils vont absorber toutes les demandes d’ici à la rentrée !" Il espère ainsi "convaincre plus facilement les collègues de continuer à travailler sur l’enseignement à distance et de ne pas perdre tout ce qui a été fait des dernières semaines". "Là, c’est une bonne raison. Ça passe mieux que si c’était simplement une injonction top-down à travailler autrement." Et cela permettra d’anticiper une éventuelle 2e, 3e ou 4e vague…

Fabienne Blaise, rectrice ESRI du Grand Est, juge elle aussi peu probable que les étudiants étrangers puissent arriver dès le premier semestre et craint que ce double enseignement – présentiel et distanciel – soit "difficile à organiser". "La ministre compte insister sur le rôle essentiel que pourraient jouer les campus connectés", avance-t-elle.

décaler la rentrée des grandes écoles ?

Côté grande école, Stéphanie Lavigne réfléchit à décaler la rentrée au 20 septembre, ce qui "laisserait le temps aux étudiants de PGE de s’organiser, trouver un logement si les concours se terminaient début août". Elle se dit "en attente des consignes sur le nombre d’élèves par groupe et par amphi". "Je ne sais pas si l’on pourra mettre 600 étudiants dans un amphi en septembre. La taille standard d’un groupe d’étudiants est autour de 35. Si l’on doit faire des groupes de 20, ça veut dire qu’il va falloir dupliquer tous les groupes. Ça va être compliqué."

Tirer les leçons de la crise

 

Mohammed Benlashen, président de l’UPJV, a repéré "trois failles" dans la gestion de crise des universités : "le numérique, qui reste à consolider ; l’hygiène et la sécurité, qui sont encore les parents pauvres de la culture universitaire ; et la communication interne qui est une gabegie absolue."

"Nos étudiants, mais aussi nos enseignants n’utilisent pas leur adresse professionnelle", constate avec dépit le président. "Vous avez beau avoir le meilleur site du monde, ils ne consultent pas davantage l’intranet. Résultat, ils m’envoient des mails directement pour me demander la date de leur partiel ou que sais-je ! Au-delà de la paresse de certains, cette crise nous montre qu’il va vraiment falloir changer d’approche en matière de communication."

Une autre carence concerne le manque de bottom-up durant cette période. "Il y a eu beaucoup de top-down durant cette gestion de crise car les gens étaient sonnés par la fermeture. Les premières FAQ par exemple ont émané du politique", note le président.

Voici une synthèse de ce que d’autres acteurs appellent à retenir après la crise :

  • Les réunions. "Je voudrais qu’on arrête de programmer des réunions à 7h ou à 18h, tout en parlant d’équilibre des temps entre vies professionnelle et personnelle" (Joris Benelle, UGA). "Il nous faudra revenir aux nécessités de la réunion. Cette phase de distanciel doit amener une plus-value pour les deux, le distanciel et le présentiel (Sébastien Lajoux, université de Lorraine).

  • Réactivité. "Les services ont parfois été très réactifs, ont réussi à se mettre en synergie rapidement et à soulever des montagnes. J’espère qu’on s’en rappellera" (Françoise Le Fichant, université de Nantes).

  • Télétravail pour tous. "La crise sanitaire a permis de dépasser les préjugés sur cette question : on a bien vu que les gens en télétravail sont vraiment au travail. Nous allons signer un accord sur le télétravail afin de l’ouvrir très largement, à tous les personnels et pas seulement aux cadres" (Stéphanie Lavigne, TBS).
    "Nous avons pu faire certaines observations, lors des entretiens professionnels de personnels Biatss qui l’ont expérimenté de force avec le confinement : certains ont vu que cela pouvait être compliqué, mais d’autres qui étaient réfractaires auparavant se mettent à y songer. Ils ont moins de peur des outils. Ce débat présentiel/distanciel existant en pédagogie est essentiel en management aussi. Quand il y aura un épisode de verglas, ou une tempête annoncée, peut-être que ce travail à distance se fera plus facilement" (Sébastien Lajoux, université de Lorraine).

  • Réduire les déplacements. "Quand je regarde les comptes de l’école et que je vois le budget consacré aux déplacements, je me demande si l’on ne pourrait pas revoir notre politique" (Stéphanie Lavigne, TBS).

  • La fin de l’open-space ? "Le déconfinement et les mesures de distanciation sociale qui vont devoir être mises en place interrogent sur la fin de l’open space. Il y a des études très intéressantes qui sont menées sur ce sujet. Nous allons devoir intégrer ces réflexions dans notre nouveau campus" (Stéphanie Lavigne, TBS).
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Gwénaëlle Conraux, journaliste