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Journal de crise : réfléchir à la reprise des activités sans connaître les conditions du déconfinement (épisode 4)

Le choc de la fermeture à peine absorbé, les établissements commencent à réfléchir aux modalités de réouverture. Pas facile puisque la date de la fin du confinement (début mai, fin mai, plus tard ?) est encore inconnue. Il faut commencer à s’organiser. Relancer le travail des instances. Et continuer à traiter les dossiers en cours, malgré les contraintes du moment. Car repousser toutes les décisions au moment de la reprise, c’est prendre le risque de l’engorgement. Voici le 4e épisode du suivi au long cours de la gestion de crise dans l’ESR, lancé par AEF info. Semaine après semaine, nous interrogeons les mêmes acteurs afin d’appréhender les problèmes qui se posent, ceux qui trouvent leurs solutions et ceux qui demeurent, mais aussi de rendre compte de l’état d’esprit qui y règne. Un exercice inédit qui nous permettra de tirer un bilan de cette période lorsque le confinement sera levé.

La CPU se réunit en visioconférence depuis le début du confinement. Droits réservés - DR - CPU

Début de la troisième semaine de confinement : le collectif "facs et labos en lutte" lance un appel à "manifestation numérique" (lire sur AEF info), RogueESR appelle à "refonder l’université" (lire sur AEF info), un département de Paris-I s’écharpe sur la messagerie interne à propos d’une action de "rétention des notes" : assiste-t-on à la fin de "l’union sacrée" qui caractérisait les deux premières semaines (lire sur AEF info) ? "Pas du tout !", répondent à l’unisson tous les acteurs interrogés par AEF info dans le cadre de son suivi de long cours de la crise sanitaire dans les établissements d’enseignement supérieur.

Le retour d’une certaine routine, avec ses tensions

"L’université fait toujours corps, y compris les organisations syndicales, si l’on met à part le préavis de grève déposé par la CGT au niveau fonction publique", déclare Éric Berton, président d’ AMU. "Je n’ai pas l’impression que l’ambiance ait changé", abonde Françoise Le Fichant, VP RH de l’université de Nantes. "J’ai eu une alerte en fin de semaine dernière en préparant le CHSCT en voyant le nombre de modifications demandées par les syndicats, mais en réalité, tout s’est très bien passé. On sent chez tout le monde une volonté de continuer à travailler." Si la CGT a demandé des comptes à l’ UGA également sur la tenue des instances à distance, le DGS Joris Benelle estime lui aussi que "l’unanimité perdure pour le moment" et que "les syndicats sont compréhensifs". Ils "recommencent à communiquer, mais le ton n’est pas agressif", témoigne également Delphine Gassiot-Casalas, DAJ de l’université de Bordeaux. "Il y a de plus en plus de messages, mais ils sont plutôt bienveillants. Ce sont surtout des appels à la vigilance."

"retour à la normale"

Tous témoignent en revanche d’agendas désormais aussi chargés qu’en temps normal, avec également le retour des problèmes du quotidien. "Nous avons l’impression qu’une routine s’est en quelque sorte installée. Les gens ont repris leurs habitudes", note Jean-François Béteau, président de la FNCAS. "Sauf qu’à distance ou à l’écrit, il est plus difficile de désamorcer certaines difficultés." Alexane Riou, directrice de cabinet du président de l’université Paris-Nanterre, confirme : "Nous nous retrouvons parfois bloqués par des micro-problèmes qui nous empêchent d’avancer pendant 24h. Par exemple, des points de blocages juridiques. C’est un peu comme une pelote de laine. On tire dessus et les problèmes n’en finissent plus de se dérouler."

"Nous sommes en train de reprendre une activité quasi normale, mais avec des ressources limitées, certains personnels ne pouvant pas travailler à plus de 30 %", abonde Sébastien Lajoux, DGA délégué aux ressources humaines de l’université de Lorraine. "À présent, nous avons autant le confinement que la continuité de l’activité à gérer. C’est un moment de jointure, où il faut aussi veiller à la charge de travail et à la qualité de vie au travail des personnels."

"Le moral fait le yoyo"

Stéphanie Lavigne, directrice générale de Toulouse BS, elle, a noté un changement d’ambiance : "La 1re semaine, tout le monde était content d’être renvoyé à la maison, reconnaissant que 'la direction générale préserve la santé du personnel’. La 2e semaine était placée sous le signe de l’euphorie autour du travail en équipe, notamment pour les gens qui n’étaient pas digitalisés. En 3e semaine, c’est un peu plus compliqué. Le moral fait le yoyo. Je ressens une certaine angoisse des personnels par rapport aux informations qui sont diffusées au fil de l’eau, sans savoir combien de temps la situation va durer."

Cette angoisse liée au manque de visibilité sur une date de sortie de crise est également pointée par Franck Loureiro, secrétaire fédéral du Sgen-CFDT. "Comment voulez-vous que les gens travaillent sérieusement sans avoir la moindre visibilité ? Résultat, on est dans le bidouillage permanent. On ferait mieux de dire qu’il n’y aura pas de reprise avant septembre. Cela permettrait aux gens de réfléchir vraiment à comment organiser la fin de l’année, que ce soit pour la validation des diplômes ou les recrutements."

Commencer à préparer la réouverture

Si tout le monde sent que la situation risque de durer plus longtemps qu’imaginé au départ, la plupart des acteurs espèrent toutefois encore une réouverture des établissements en mai. C’est d’ailleurs le message véhiculé parfois : "La phase de gestion de l’urgence est terminée. Maintenant, il faut construire des scenarii sur l’après déconfinement", déclare Tiphaine Boucher-Casel, directrice de cabinet de la rectrice déléguée à l’enseignement supérieur dans les Hauts-de-France.

Simone Bonnafous, rectrice déléguée à l’ESRI en Île-de-France, souligne que les établissements commencent en effet à réfléchir à plusieurs scénarios, "sans trop savoir si les étudiants pourront revenir sur les campus, ni même s’ils pourront passer leurs examens sur place".

Scénarios et plans de reprise

"Sorbonne Université a commencé à travailler à un plan de reprise, même si on ne sait pas quand elle aura lieu", confirme Jean Chambaz, son président. "Il y aura beaucoup de travail. Il s’agit donc de réorganiser les tâches, d’alléger le programme de travail de façon à pouvoir absorber ce qu’il y aura à faire en plus."

L’université de Lille, elle, prépare déjà sa réouverture. "Nous travaillons sur deux hypothèses : un retour début mai ou mi-mai, sans doute avec des capacités d’accueil des étudiants qui seraient régulées", explique Nicolas Postel, VP CA. Ces deux dates ont été déterminées en partant des déclarations du gouvernement mais aussi d’échanges avec des enseignants-chercheurs du secteur santé. "Aujourd’hui, la date du 18 mai est privilégiée pour la réouverture de l’établissement."

L’ UPJV, travaille elle aussi sur plusieurs scénarios : "Le premier, qui prévoit une reprise le 18 mai, ne me paraît pas réaliste", estime le président Mohammed Benlahsen. "Il me semble plus raisonnable d’envisager une reprise début juin, ce qui laisserait le temps d’assurer quelques cours en présentiel mais aussi deux sessions d’examens. La troisième option, c’est une reprise mi-juin avec des examens en juin et début septembre, en retardant la rentrée universitaire d’une à deux semaines. Ce n’est pas très grave mais il ne faut pas que ce soit plus long".

Beaucoup de questions sans réponse

Marlène Barbotin, DGS de Bordeaux-Montaigne, constate qu’en interne, les organisations syndicales commencent à poser beaucoup de questions sur l’après-confinement : reprendra-t-on du jour au lendemain ? Tous en même temps ? Comment gérer des risques possibles de contagion ? "UBM va travailler à un plan de reprise conjointement avec les membres du CHSCT", déclare la DGS, qui, pour l’heure, n’a pas de réponse à leur fournir. "Mais partager les questions, c’est un moyen de faire communauté dans ce temps de crise", dit-elle.

Du côté de Toulouse BS, "plusieurs équipes travaillent sur le plan de reprise et établissent des scenarii en fonction de plusieurs indicateurs", témoigne Stéphanie Lavigne. "Là où nous avons le plus d’inquiétude, c’est sur le recrutement d’étudiants internationaux et la baisse de la demande de formation continue des entreprises. Plus la crise va être longue, plus elle peut impacter le positionnement et la performance de l’école."

Cette question de l’impact de la crise n’est guère à l’ordre du jour dans les universités pour le moment (lire sur AEF info). Mais AMU commence à l’envisager et regarde "ce que va [lui] coûter la remise en route". "On compte bien sûr sur l’aide de l’État, il faut que le ministère nous aide", déclare Éric Berton. Le VP formation, Lionel Nicod, estime par exemple que l’organisation des examens en télésurveillance, si une telle option devait être retenue en cas de non-réouverture de l’université, coûterait "2 à 3 M€ pour les seules L1, avec huit épreuves à passer". Selon lui, le coût moyen d’une telle organisation est de 10 € par étudiant et par heure d’examen.

Ne pas rajouter de l’huile sur le feu

Le seul à rompre cette unanimité autour des projections sur une reprise des affaires est le DGS de l’UGA : "Je ne comprends pas bien ceux qui aujourd’hui s’agitent sur un plan de reprise de l’activité. On est en pleine crise, on ne sait pas quand et surtout comment on va s’en sortir. On ne va pas rajouter de l’huile sur le feu et faire de la prospective sur une issue qu’on ne connaît pas !", déclare Joris Benelle. "Le chef est un absorbeur d’inquiétude et un diffuseur de confiance : c’est pour ça qu’il faut s’en tenir aux urgences et ne pas en rajouter au risque de créer des incertitudes et du stress."

Pour Marie-Dominique Savina, DGSA de l’université de Lille, au contraire, il est important d’ "anticiper la sortie de crise", en vue de limiter le risque d’épuisement des équipes. Chaque direction recense actuellement la liste des tâches et des priorités pour mieux les hiérarchiser. "L’idée est de prendre du recul, de sortir de la notion d’urgence, pour se projeter sur la période de reprise", explique la DGSA. "C’est une ligne d’équilibre à tenir : il ne faut pas épuiser les équipes maintenant, mais aussi éviter de surcharger la période de reprise", résume Nicolas Postel.

De même, Sébastien Lajoux, DGA délégué RH à l’ université de Lorraine, incite à se projeter dans "l’après". "Par exemple, en disant parfois 'prenez vos congés'. Car, quand ce sera la reprise, il risque d’y avoir plus de besoins RH, notamment au niveau des composantes. Cela se manifestera soit graduellement, soit rapidement. Il est difficile d’anticiper ce mouvement".

Reprise de la vie des instances

Le "retour à la normale" se traduit également par une reprise de la vie des instances dans la plupart des établissements, facilitée par l’ordonnance du 27 mars (lire sur AEF info), qui a "bien sécurisé les choses" aux dires de Delphine Gassiot-Casalas, présidente de Jurisup : "Les établissements peuvent prendre des délibérations en visio, même si rien n’était pour l’instant prévu en ce sens dans les statuts", résume-t-elle. À L’UGA comme ailleurs, la priorité va aller aux délibérations concernant "les plans de continuité pédagogique", qui nécessitent de modifier emplois du temps et modalités de contrôle des connaissances.

Limiter les ordres du jour des CA ?

L’université de Lille compte "limiter le travail des instances au strict nécessaire". "On veut par exemple éviter de traiter les budgets rectificatifs à distance. Il n’y a pas de lignes de tension mais on sent une extrême sensibilité des conseillers à ne pas profiter de la consultation à distance pour passer des points stratégiques", résume Nicolas Postel, premier VP CA.

Bordeaux est sur une autre ligne : les ordres du jour des instances ne sont pas spécialement "priorisés". "La visio marche tellement bien qu’il n’est pas nécessaire, pour le moment, de restreindre les points à l’ordre du jour ou de ne tenir que des points d’information. Pour le moment, tout le monde est très discipliné et les discussions sur des textes bien transmis en amont ne posent pas de problème", remarque Delphine Gassiot-Casalas.

À AMU, le premier CA à distance avait cette semaine un ordre du jour unique : le vote des modalités de tenue des instances de l’université à distance, et l’extension de la délégation de pouvoir du président, dans le cadre de l’ordonnance du 27 mars. "Nous pourrons ensuite tenir toutes les autres instances sur les jours à venir. Nous sommes en train de mettre au point les moyens électroniques qui permettront de voter à bulletins secrets. Les dossiers non urgents qui avaient été laissés de côté (notamment dossiers RH) vont ainsi pouvoir commencer à être traités", précise Éric Berton.

Continuer à traiter des dossiers non urgents

C’est en effet l’un des points d’attention d’un certain nombre d’équipes dirigeantes : ne pas laisser trop de dossiers de côté, au risque de connaître un vrai engorgement au moment de la reprise d’activité.

La VP RH de Nantes cite l’exemple de l’avancement des enseignants-chercheurs pour la phase CNU : "J’entends des collègues me dire que ce n’est pas le plus important, que ça peut être repoussé à plus tard. Mais pour moi, ce sera déjà ça de fait ! Autres dossiers qu’elle compte traiter rapidement : les recrutements pour rapprochement de conjoint ou pour obligation d’emploi.

CPER, dialogue stratégique et de gestion et AAP

Marie-Elisabeth Borredon, rectrice déléguée à l’ESRI dans les Hauts-de-France, explique également avoir "depuis fin mars recommencé à travailler sur les projets CPER, sur la deuxième phase du dialogue stratégique et de gestion et sur les appels à projets en cours, en particulier celui sur les campus connectés". "Nous n’avons pas senti de réticence des établissements. Au contraire, ils sont plutôt demandeurs : ils essaient de se projeter sur l’après et sont très attentifs à ne pas être pénalisés sur les appels à projets", observe-t-elle.

De la même manière Simone Bonnafous, rectrice déléguée à l’ESRI en Île-de-France, a commencé les réunions pour la 2e phase du DSG, avec le DRRT, cette semaine avec Paris-Nanterre, l’Inalco et PSL, la semaine prochaine avec Sorbonne U : "Cela permet aussi de faire le point sur la situation actuelle avec les établissements et sur leurs éventuelles difficultés", fait-elle remarquer. Quant au CPER, le rectorat continue d’y travailler "même s’il risque probablement d’être décalé"…

Quelles seront les Bonnes pratiques à garder après la crise ?

 

"Regardez-vous travailler pour capitaliser à la sortie sur de bonnes pratiques" : telle est la consigne que la DGS de Bordeaux-Montaigne a donnée à ses équipes. Interrogés sur ce point précis, voici les principaux retours exprimés par certains de nos interlocuteurs à ce jour :

  • Éric Berton (AMU) : "Il y aura un avant et un après Covid-19 en matière de télétravail. Beaucoup de personnels auront appris à travailler à distance. C’est une avancée sociale forte, il faudra pouvoir continuer, bien sûr dans des conditions autres que celles que nous connaissons actuellement. Mais avec cette crise, nous aurons mis à l’épreuve des solutions techniques et des process, et nous évaluerons là où ça marche, ou pas. J’ai été élu sur un programme qui défendait notamment la qualité de vie. Il faut profiter de l’après pour faire évoluer les choses à l’université sur ces thématiques."
  • Stéphanie Lavigne (Toulouse BS) : "Ce qui me plaît beaucoup, c’est le développement de la créativité en interne. Si, avant le 16 mars, j’avais demandé de faire certaines choses, on m’aurait dit non. Depuis, les gens se mettent à travailler d’une autre façon."
  • Françoise Le Fichant (université de Nantes) : "J’espère que cela nous permettra à terme de diminuer notre réunionite. Si l’expérience montre qu’il est possible de communiquer aussi efficacement à distance qu’en présentiel, on pourra éviter pas mal de kilomètres et gagner en confort."
  • Joris Benelle (UGA) : "La situation me fait notamment réfléchir à la question du chrono aménagement : les rotations pendulaires, etc. Cette période nous montre que nous pourrions faire des efforts, y compris d’un point de vue écologique, pour étaler les temps. Nous pourrions arrêter de nous ranger derrière des modalités identiques pour chacun."
  • Delphine Gassiot (université de Bordeaux) : "Nous allons en profiter pour modifier nos statuts et faire de la délibération à distance une modalité de fonctionnement possible, même après le confinement. C’est cela qui est intéressant : cette crise doit nous permettre de modifier nos manières de faire au-delà du court terme."
  • Sébastien Chantelot (La Rochelle BS) : "Nous développons d’autres routines qui mériteront d’être conservées. À distance, nous avons moins de réunions et des réunions plus courtes, mieux cadrées, et la prise de décision est plus rapide".

  • Sébastien Lajoux (université de Lorraine) : "Nous pensions que le présentiel résolvait tout. Mais, il y aura d’autres usages demain, nous éviterons de faire certains déplacements. Cette crise peut être un catalyseur, en termes de modes de communication, et de modernisation du management. Sans doute, apportera-t-elle aussi une plus-value au présentiel."
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Sabine Andrieu, journaliste