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Journal de crise : l’ESR a basculé en télétravail massif sans y être préparé. Quels sont les points d’alerte ? (épisode 3)

Alors que les premières urgences ne sont pas encore toutes réglées (lire sur AEF info) et que tout le monde attend des directives ministérielles importantes (lire sur AEF info), les établissements d’ESR sont vides – ou presque – et la plupart des agents sont confinés chez eux, en travail à distance ou bénéficiant d’une autorisation spéciale d’absence. Mais les conditions et les contraintes sont très particulières, en raison notamment de la garde concomitante des enfants : pas question pour les spécialistes des RH de parler de "télétravail". Et les premiers sujets de vigilance émergent. Épisode 3 de l’enquête au long cours d’AEF info sur la gestion de la crise sanitaire dans l’enseignement supérieur.

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MaxPPP - Julio PELAEZ

Si les enseignants-chercheurs, notamment dans les disciplines de SHS, ont l’habitude du télétravail, ce n’est pas le cas des agents Biatss. Certaines universités ont commencé à élaborer des chartes depuis deux ou trois ans, mais les effectifs concernés restaient à ce jour limités. C’est donc un grand saut dans l’inconnu pour des milliers d’agents, d’autant que les conditions exceptionnelles du confinement compliquent encore grandement les choses. "Après attention, tout le monde n’est pas en télétravail durant cette période de confinement. Et certaines personnes n’ont d’ailleurs rien à faire en ce moment. Il faut aussi veiller à ces agents sans activité", indique Joël Guervenou, 1er VP de la FNCAS.


Pour mémoire, le télétravail est encadré dans l’ESR depuis 2017, avec la publication de l’arrêté du 3 novembre 2017 portant application au ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique. Mais même avec la publication de cet arrêté il y a plus de deux ans, le "télétravail n’est toujours pas une pratique inscrite dans la culture de l’ESR", commente Jean-François Béteau, président de la FNCAS.

Réglementation et équipement

À l’UGA, sur l’ensemble des services centraux, ce sont en moyenne 80 à 90 % des agents qui ont maintenu leur activité professionnelle en télétravail avec quelques hétérogénéités selon les services : à la maintenance et au patrimoine, 40 % des agents sont en télétravail, mais cela atteint 80 % à l’agence comptable et à la direction des finances, 93 % à la DSI, indique Joris Benelle, DGS de l’université. Et sur les 23 composantes de l’UGA, qui comptent 830 agents Biatss, "705 d’entre eux sont en télétravail (85 %) et 108 ont des autorisations spéciales d’absence car leur action n’est pas télétravaillable", explique Joris Benelle (1).

"Même si 200 agents environ font l’expérience du télétravail depuis un an, nous n’avions pas anticipé un basculement aussi rapide", reconnaît également Marie-Dominique Savina, DGSA de l’université de Lille. "Heureusement, chacun a pu venir chercher son ordinateur avant la fermeture de l’établissement pour travailler à la maison. Cependant, nous avons considéré qu’il ne fallait pas avoir de contraintes trop fortes pour être en télétravail : les agents qui ont des enfants en bas âge ou charge de famille bénéficient d’une autorisation spéciale d’absence."

L’université de Lorraine, située au cœur de la région Grand Est (non loin du "cluster" du Haut-Rhin), indique qu’environ deux tiers des 3 000 agents Biatss sont en mission "travail à distance", et que 700 agents bénéficient d’ASA. Cette université expérimente le télétravail depuis janvier 2019, un peu plus de 300 agents étant concernés cette année.

Un cadre réglementaire incertain

Mais dans un certain nombre d’établissements, le télétravail est devenu "la norme" du jour au lendemain en dehors de tout cadre réglementaire. Thierry Fratti, élu Sgen-CFDT au CHSCT ministériel, ne cache pas ses inquiétudes : "Quand le télétravail est cadré par une charte validée par les instances, c’est très bien. Mais quand ce n’est pas le cas, comment faire quand l’agent n’a pas le matériel nécessaire ou pas de connexion ? Comment est-il couvert en matière d’assurance ? Que se passera-t-il en cas d’accident de service ou de travail ? Comment garantir la confidentialité des données ? Le ministère nous a répondu que l’on pouvait compter sur la bienveillance des établissements, mais ce n’est pas une réponse qui nous satisfait. Nous aurions aimé un texte dérogatoire, de cadrage."

Delphine Gassiot-Casalas, présidente de Jurisup, se veut rassurante : "Tous les personnels en télétravail sont couverts par leur établissement, même en l’absence de charte, comme le stipule une note de la DGAFP", dit-elle. Mais elle reconnaît qu’après l’urgence ayant consisté à mettre tout le monde dans une case (en télétravail ou en ASA), il va y avoir dans les jours à venir un vrai travail d’affinage à faire. "On a des gens en ASA qui télétravaillent deux jours par semaine. Cela n’est pas possible ! Il faut que l’on repose les règles correctement et que l’on adapte les situations juridiques à la réalité."

Un problème d’Équipement

La difficulté, selon Delphine Gassiot-Casalas, est que le télétravail, quand il respecte le cadre réglementaire, représente un "coût considérable", notamment pour la mise à disposition de matériel. Joris Benelle, DGS de l’UGA, fait aussi remarquer que certains agents n’ont pas d’abonnement de téléphonie mobile professionnel et constate la difficulté d’accès aux réseaux internet et mobile ceux qui sont en zone rurale, même si "le nombre de personnes concernées n’est pas important". À Sorbonne Université, "les informaticiens se sont investis de façon incroyable, entre autres, pour lier à l’intranet ceux qui ne l’étaient pas", salue Jean Chambaz.

Les universités ont donc commandé des milliers d’ordinateurs dès l’annonce de la fermeture de leurs campus. À l’université de Bordeaux par exemple, ce sont déjà 220 000 euros qui ont été engagés depuis le 16 mars pour la mise à disposition de postes de travail (96 ordinateurs et 6 box 4G), avec "14 besoins importants encore non couverts". Pourquoi une telle dépense pour une période somme toute restreinte ? "Il n’est pas question de rendre tout ce matériel aux DSI à la fin du confinement. Nous espérons bien qu’il y aura un avant et un après Covid-19 et que ce sera finalement l’occasion de généraliser le télétravail, pour les agents qui le souhaitent", répond Delphine Gassiot-Casalas, DAJ de l’établissement bordelais.

Le travail à distance actuel n’a rien à voir avec du télétravail

Sébastien Lajoux, DGA délégué aux RH de l’université de Lorraine, insiste toutefois pour bien distinguer le "télétravail" et le "travail à distance" que tout le monde connaît en ce moment.

Même son de cloche du côté de la VP RH de l’université de Nantes, qui se dit "très attentive à ne pas utiliser le terme de télétravail". "Quand on a ses enfants à domicile dont on doit assurer le suivi pédagogique, on n’est pas forcément disponible pour travailler aux horaires définis dans notre charte de télétravail", note Françoise Le Fichant. "Il faut donc être très attentifs aux conditions de travail de chacun et ne pas peser sur les gens. Et pour cela, il est important que chacun exprime très clairement les horaires auxquels il est disponible. Cela peut-être pendant la sieste du bébé, ou entre 16 heures et 18 heures…" "Le maître-mot, c’est la souplesse", abonde Delphine Gassiot-Casalas. "Et je suis persuadée que cette expérience prouvera que souplesse n’est pas synonyme de désordre et d’inefficacité. Nous allons beaucoup apprendre de tout cela."

À Sorbonne Université, le président Jean Chambaz loue la mobilisation des personnels qui continuent à assurer leurs missions depuis chez eux et choisit avec attention, lui aussi, le terme de travail à distance : "Cela ne peut pas forcément être du télétravail", prévient-il, soulignant que les personnels confinés "ont d’autres fonctions essentielles à assurer, comme l’école à la maison pour certains". "Le service RH s'est mobilisé pour organiser ce travail à distance, notamment via un kit de formation à destination principalement des responsables d’équipes pour les aider à structurer le temps en ménageant une distinction entre temps de travail et temps privé…", témoigne Jean Chambaz. Il ajoute : "L’université ne s’est pas arrêtée elle vit à distance."

Après deux semaines de confinement, quels sont les premiers constats ?

Une Forte participation

Tous les acteurs attestent tout d’abord du très fort engagement des personnels. "J’avais des craintes sur la chaîne financière et comptable, mais on a entre 100 et 150 connexions permanentes à Sifac par jour, ce qui prouve que les personnels continuent à produire les actes financiers. C’est un bon indicateur que le télétravail fonctionne", souligne par exemple Joris Benelle. "Grâce à la mobilisation de tous, toutes les tâches sont assurées, même si c’est en mode un peu dégradé", juge Éric Berton, président d’Aix-Marseille Université.

"Nous travaillons incontestablement en mode dégradé", confirme Frédéric Fotiadu, directeur de l’Insa Lyon. Il se déclare néanmoins "favorablement impressionné par ce qui a été réalisé, grâce à la mobilisation sans faille de la communauté". "Les circonstances exceptionnelles que nous vivons révèlent aussi des choses formidables dans les équipes", souligne le directeur. Et si "personne n’était préparé à basculer dans un mode de fonctionnement totalement distanciel, nous avons rapidement mis en place des outils" (enquêtes auprès des étudiants et enseignants, plans de continuation de l’activité).

La VP RH de l’université de Nantes souligne également la "paix commune" qui règne aujourd’hui, tout le monde s’étant mis d’emblée, et de façon très solidaire à faire le maximum". Côté enseignants-chercheurs, Françoise Le Fichant souligne que la grande surprise vient de la rapidité à laquelle ils se sont mis à l’enseignement à distance. "Ça, c’est une grande révélation pour nous ! Mais du coup, ils ont énormément de travail. Le suivi de leurs cours et de leurs étudiants est très lourd."

"On est loin de ce qui s’est passé au moment de la mise en place de Parcoursup par exemple, théâtre de fortes oppositions dogmatiques", poursuit-elle. "L’élan auquel nous assistons aujourd’hui est assez formidable." "Les gens fourmillent d’idées et nous trouvons le moral des troupes plutôt bon", abonde Joël Guervenou de la FNCAS.

Les points d’alerte

Mais les premières remontées de terrain appellent également des points de vigilance.

Vigilance pour les cadres

La VP RH de Nantes en a identifié à ce jour plusieurs. Le premier concerne les directeurs de composantes, "maillon essentiel de la QVT", qui sont "débordés", "sollicités tant par leurs collègues, leurs étudiants, que l’équipe présidentielle". "Ils ont besoin de soutien et de conseil."

La même surcharge concerne les cadres administratifs. "On insiste beaucoup sur le fait sur les cadres doivent assurer l’accompagnement de leurs équipes : échanger régulièrement, fixer ce qui peut ou ne peut pas être fait, fournir du travail à tous les salariés… Mais ils ne sont pas forcément formés à cela et se retrouvent extrêmement sollicités par tout le monde. Si en plus ils ont des enfants, la charge mentale devient très élevée."

La VP de l’université de Nantes observe d’ailleurs que la crise exacerbe les caractères : "Il y a ceux qui se pensent en vacances, ceux, inquiets, qui veulent à tout prix montrer qu’ils travaillent et transmettent leur angoisse à tout le monde, et ceux, enfin qui se révèlent dans leur autonomie et leur autorité."


Veiller à l’humain

Pour Delphine Gassiot-Casalas, ce sont moins les cadres qui "savent s’adapter" que les personnes isolées auxquelles il faut prêter attention. "Pour moi, les difficultés qui se présentent aujourd’hui sont moins d’ordre professionnel qu’humain. Il est important pour les managers d’identifier les conditions dans lesquelles les collaborateurs sont confinés et de maintenir un échange avec les plus fragiles."

"Maintenir le lien, à la fois fonctionnel et humain, est une de nos préoccupations de la première heure, et un des défis qui reste devant nous", affirme Frédéric Fotiadu. À l’Insa Lyon, "les managers doivent s’enquérir de la situation de chaque collègue de leur service".

"Les équipes RH sont vraiment très vigilantes", salue Jean-François Béteau, président de la FNCAS. À Grenoble-INP, un mail a été envoyé à l’ensemble de la communauté professionnelle pour faire le point sur les différentes situations. Le service RH a appelé certains d’entre eux, dans des situations difficiles. Les gens sont par ailleurs tous prêts à se rendre service", commente-t-il. "Quand l’épidémie sera terminée, que tout sera rentré dans l’ordre, nous espérons pouvoir formaliser ces bonnes pratiques, continuer à les faire vivre", ajoute-t-il.

Hyperconnectivité et ergonomie des postes de travail

"Un autre point d’alerte nous a été remonté concernant le nombre de mails et la multiplication des moyens de communication à gérer", déclare Joris Benelle. "Il nous faudra mettre en place des règles plus cadrées, car il y a un vrai risque d’hyperconnectivité”. Il pointe aussi "l’ergonomie du poste de travail qui n’est pas adaptée".

Même constat du côté du réseau des Crous : "Nous nous sommes rapidement rendu compte que le travail à distance a entraîné une multiplication des mails au fil de la journée", note Frédérique Marchand, présidente du Cnous. "Malgré l’objectif de bien faire en informant et transmettant les consignes, cela a constitué une difficulté. Nous avons donc décidé de compiler les informations et de n’envoyer que deux mails aux DG de Crous au cours de la journée – hors urgences importantes – à 10 heures et à 16 heures", souligne-t-elle.

Du côté des organisations syndicales, on commence à s’inquiéter : "Le travail à distance doit rester volontaire. Or dans certains services, on met clairement la pression aux agents, en leur demander de renvoyer des tableaux ou des indicateurs remplis", relate Thierry Fratti, élu Sgen-CFDT au CHSCT ministériel.

Quel accompagnement des agents ?

Pour accompagner le télétravail, le réseau des Crous a produit un "guide de télétravail à destination des managers et des personnels" reprenant "les bonnes pratiques et la méthodologie du travail à distance". Même chose dans la plupart des établissements. "Nous avons diffusé deux pages de conseils à tous nos agents pour cette période de confinement : bien séparer les moments de travail et de vie personnelle, faire un peu d’exercice… Des choses basiques et que l’on peut lire un peu partout en ce moment, mais en tant qu’employeur, nous ne pouvions pas nous dispenser de faire quelque chose", note Françoise Le Fichant.

À Lille, une adresse mail a été créée avec le pôle santé/travail pour permettre aux agents d’alerter en cas de difficulté. À Grenoble, c’est notamment un numéro de téléphone spécial vers un psychologue du travail qui a été mis en place. "Nous allons également faire passer des fiches en lien avec la médecin du travail et le centre de gestion de l’Isère sur comment gérer le confinement, la posture à avoir avec la famille, etc.", précise Joris Benelle.

L’UL compte, elle, relayer aux encadrants le "Guide du management à distance en situation exceptionnelle" de la région Grand Est, lancé mi-mars.

Des outils au service de convivialité

Autre préoccupation des employeurs : ne pas oublier la convivialité. Le Cnous a mis en place "des outils conviviaux, pour maintenir le lien avec les équipes et avoir des sas de décompression : une 'visio café', moment d’échange où l’on ne parle pas du travail ; et une conversation WhatsApp où l’on échange sur des sujets légers".

En une semaine le service communication de l’Insa Lyon a repensé sa traditionnelle lettre d’informations mensuelle : intitulée cette fois "Résilient-e-s", la newsletter décrit "une communauté en mouvement malgré le confinement". Outre des articles sur la continuité pédagogique ou le suivi des étudiants par la direction des relations internationales, des conseils d’activité sportive et pour le télétravail sont ainsi fournis par des personnels de l’Insa.

"Le coronavirus a fait tomber les barrières entre les communautés professionnelles au sein des établissements", constate pour sa part la FNCAS. "Biatss, chercheurs, enseignants-chercheurs… Il y a une recherche de convivialité entre les différents métiers. Ce qui n’est pas forcément toujours le cas habituellement." Le réseau explique même que des pauses-café s’organisent dans la journée. FaceTime, chat… Les outils, en parallèle de ceux proposés par les établissements, ne manquent pas. "Parfois, ce sont même les enfants des personnels qui nous expliquent comment utiliser certaines applications !", raconte Joël Guervenou.

(1) Au début de la crise, il était également revenu pour AEF info sur l’organisation mise en place repose à l’UGA où "sur chaque N+1 qui échange à distance et de manière quotidienne avec sa propre équipe"  (lire sur AEF info).

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Camille Cordonnier, journaliste