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Les dispositions des Opco pour maintenir leurs services et les prises en charge des formations et contrats en alternance

Depuis le confinement en vigueur à compter du 17 mars 2020, l’économie française est entrée dans une période particulière imposant à tous les acteurs d'adapter leur activité. Le secteur de la formation professionnelle et de l’alternance n’échappe pas à la règle et doit adapter ses pratiques, que ce soit au niveau des prestataires comme à celui des acteurs institutionnels. Les Opco se sont mis en ordre de marche pour assurer la continuité de leurs services, dont les prises en charge des formations et contrats en alternance. AEF info présente les dispositions adoptées par la majorité des Opco.

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La décision de confinement de la population décidée par les pouvoirs publics a contraint tous les opérateurs de compétences à revoir en urgence leurs organisation et procédures en urgence, avec le souci d'assurer une continuité de leurs activités et services tout en protégeant la santé de leurs salariés. Pixabay - © iXimus

Depuis le 16 mars 2020, et dans le cadre de la politique de lutte contre la pandémie de Covid-19, les CFA (centres de formation d’apprentis) et organismes de formation ne peuvent plus accueillir de public pour assurer de formation en présentiel. Pour autant, ils sont invités à poursuivre leur activité en mettant en place de nouvelles modalités de formation à distance. Dans le même temps, et dès le 9 mars, le gouvernement avait annoncé une forte mobilisation du FNE-formation pour sauvegarder les compétences et préparer la reprise post-crise (lire sur AEF info).

Dans ces conditions, les divers acteurs institutionnels de la formation professionnelle ont dû s’organiser pour assurer la continuité du système. Comme les associations Transitions Pro et France compétences, les Opco se sont mobilisés dès le début pour continuer à assurer leurs différentes missions malgré les règles de confinement qui s’appliquent également à eux. À partir des réponses apportées à AEF info par sept d’entre eux (Afdas, Akto, Atlas, Entreprises de proximité, Mobilités, Ocapiat et Opcommerce) et des éléments que chacun des 11 opérateurs de compétences a mis en ligne, voici un état des lieux des dispositions prises par ces organismes paritaires.

Organisation des services

Depuis le 16 mars, les différents Opco ont basculé leurs équipes en télétravail et affiché des messages sur leurs sites internet et les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin…) pour informer de ce changement imposé par le confinement. Un choix confirmé par tous les acteurs. "Nous avons adapté nos modes de travail pour faire face à cette situation inédite, indique ainsi à AEF info Yves Portelli, le directeur général de l’Opco Atlas. Le télétravail est généralisé pour l’ensemble des collaborateurs. Nos sites sont fermés à Paris comme en région. L’ensemble des services de l’Opco aux entreprises et aux branches sont maintenus notamment par téléphone ou encore par webinaires."

La réponse a été la même du côté de l’Opco mobilités qui a mis en place le télétravail et "maintenu le lien avec les entreprises et branches professionnelles par téléphone et visioconférences" notamment, comme le précise son directeur général Patrice Omnes. Dans le même temps, des "chargés de mission ont été mis à disposition des CFA et organismes de formation" pour répondre à leurs demandes.

Dans le champ agricole, Ocapiat affiche la même "démarche de responsabilité collective qui vise à la fois à limiter la propagation de l’épidémie, [à] assurer la santé et la sécurité de l’ensemble de ses collaborateurs, et [à]organiser, au mieux dans ce contexte, la continuité de [ses] activités pour [ses] entreprises adhérentes, leurs salariés, les organismes de formation, les CFA et plus largement l’ensemble de [ses] partenaires".

L’Opco des entreprises de proximité confirme avoir dû prendre "des mesures exceptionnelles pour assurer la continuité de service auprès des adhérents, des fournisseurs et partenaires (CFA et organismes de formation notamment)". Ainsi, "l’ensemble des sites et des délégations régionales a été fermé, des outils et solutions de télétravail ont été déployés pour tous les salariés conformément aux recommandations du Gouvernement".

Thierry Teboul, le directeur général de l’Afdas, confirme lui que la "principale préoccupation" de son organisme, comme pour les autres Opco, a été de "mettre en place un plan de continuité de l’activité" depuis le 16 mars. Un objectif majoritairement atteint même si, comme toute entreprise, "la productivité est impactée par un travail à distance dont la qualité n’est pas la même que sur nos sites", relève-t-il. Ainsi, à l’Afdas, 80 % des salariés sont en télétravail, les autres étant en arrêt maladie pour garde d’enfant ou, pour 10 % des effectifs, en dispense d’activité.

Contraintes techniques et urgence

Cette bascule de l’ensemble des personnels disponibles des Opco en télétravail a cependant parfois nécessité une adaptation d’outils de communication qui n’étaient pas forcément dimensionnés pour assumer le changement de volume des échanges à gérer. Ainsi, du côté de l’Opcommerce, dont tous les salariés sont en télétravail depuis le 16 mars, il a fallu faire évoluer "l’infrastructure technique" pour permettre "à l’ensemble des collaborateurs de se connecter à distance". "Le nombre de connexions simultanées disponibles est passé de 100 à 350", indique l’opérateur de compétences, mais au final, "ces dispositions permettent aux équipes de disposer de l’ensemble des outils et applications de notre système d’information, depuis leur domicile, garantissant ainsi une continuité d’activité", indique l'opérateur.

Cette hausse des demandes des entreprises et prestataires de formation est également constatée par l’Opco des Entreprises de proximité qui reçoit "près de 500 messages" par jour sur l’adresse mail générique mise en place à destination des adhérents, OF et CFA, pour pallier la fermeture d’un certain nombre de centres d’appels.

Au-delà de ces considérations techniques, la difficulté relevée par les Opco a été de gérer la bascule de la totalité des personnels en à peine quelques jours. "Nous avons réussi à organiser en 48 heures la mise en sécurité et le télétravail de plus de 900 personnes et sur l’ensemble des métiers que ce soit gestion, conseil ou back-office", se félicite ainsi la directrice générale d’Akto, Valérie Sort.

Des missions à ne pas négliger

Du côté de l’Afdas aussi les missions sont maintenues et l’Opco va également tenter de mettre à profit la période pour "rattraper des retards liés aux mouvements sociaux de décembre et janvier ainsi qu’au changement de système d’information" de l’Opco en janvier. Toutefois, si une baisse des demandes de prise en charge a pu être enregistrée les premiers jours, la situation évolue. "Nous sentons un frémissement, note Thierry Teboul. Tous les organismes de formation qui travaillent à distance génèrent des demandes de prises en charge et il faut les traiter pour être parfaitement à jour pour le moment où l’activité reprendra."

De manière opérationnelle, l'Afdas n’a "presque aucune mission en sommeil". "Nous continuons de payer les prestataires, que ce soit pour l’alternance ou la formation professionnelle continue et nous assurons évidemment les demandes de prise en charge", indique l’Opco. L’Afdas continue notamment de travailler sur sa mission d’accompagnement à la certification pour laquelle l’opérateur porte 30 projets avec des branches ou des organismes de formation de branche. Pour Thierry Teboul, cette mission ne doit pas être délaissée dans la période car, "au moment du plan de relance, il y aura certainement besoin d’un panel élargi de certifications : notre objectif est d’être prêts à ce moment-là".

Accompagnement psychologique et cellule de crise

Toutefois, cette urgence, mêlée aux tensions liées à la situation actuelle, a pu générer des inquiétudes au sein des organisations. Pour les prévenir et les accompagner, l’Opcommerce a mis en place, pour "l’ensemble de ses collaborateurs qui en ressentent le besoin", un dispositif de soutien psychologique. Ils peuvent ainsi "échanger de manière strictement confidentielle avec un psychologue du travail, par téléphone ou par mail, sur les difficultés qu’ils peuvent rencontrer dans leur vie quotidienne, en lien avec cette situation de confinement".

Du côté d’Ocapiat, c’est une "cellule de crise" qui a été installée pour "mener à bien, dans ce contexte inédit et dans des délais particulièrement contraints, l’ensemble des opérations à conduire". Dans ce cadre, "la direction générale assure un suivi régulier de la mise en œuvre de ces actions auprès de la présidence paritaire". La même organisation a été arrêtée à l’Opco des Entreprises de proximité dont la "cellule de crise", composée de neuf directeurs, "se réunit en visioconférence tous les matins et engage les actions permettant d’assurer la continuité de service pour l’écosystème de l’Opco [mais aussi pour] anticiper les risques" auxquels il pourrait être confronté.

Maintien des missions

L’enjeu de cette adaptation rapide de leur organisation était en effet, pour les Opco, de maintenir leurs services aux branches et entreprises. Un challenge qu’ils ont réussi, même s’ils appellent majoritairement, comme l’Opco 2I, Uniformation ou encore l’Opcommerce, à l’indulgence de leurs interlocuteurs face à des délais qui pourraient être rallongés ou des services qui ne seraient pas prioritaires dans la période.

En effet, malgré leurs efforts, certains Opco ont dû s’adapter aux conditions dégradées dans lesquelles leurs équipes doivent travailler depuis une dizaine de jours. Ainsi, Ocapiat reconnaît que son "organisation a dû être ajustée afin de permettre de poursuivre la quasi-totalité de [ses] activités en [se] focalisant, dans le cadre de [son] plan de continuité d’activité, sur les opérations les plus stratégiques compte tenu du contexte, à savoir : l’accompagnement des entreprises adhérentes et de leurs salariés, la gestion des dossiers de formation (en vue de poursuivre les règlements aux organismes de formation et aux CFA), la finalisation de la collecte et de la clôture comptable 2019". Le constat est similaire du côté de l’Opco Mobilités qui a "globalement maintenu" ses missions même si "elles s’exercent dans un cadre diffèrent qui nécessite des ajustements du fait de la rapidité de l’évolution de la situation".

Accompagnement des demandes

L’Opcommerce souligne pour sa part que "l’activité administrative de gestion des dossiers et des règlements est maintenue, avec une mobilisation particulière sur les règlements pour répondre aux préoccupations de trésorerie de [ses] entreprises adhérentes et des organismes de formation" via "une offre de services adaptée et mise à jour quotidiennement". Pour réussir cette bascule, il a "conçu et mis à la disposition de [ses] conseillers et assistants formation des supports qui leur permettent de répondre aux principales questions des entreprises, des organismes de formation et CFA, en lien vers les questions/réponses de la DGEFP (chômage partiel, mesures pour gérer la crise…)". Un renvoi vers les outils du ministère du Travail que la plupart des Opco ont également mis en place sur leurs sites respectifs.

De plus, pour enrichir son offre de services, l’Opcommerce est "en train de réaliser un kit 'Manager en situation de crise'" et recense également "les formations à distance disponibles sur [son] portail Click&Form [ainsi que] les ressources gratuites proposées par Edtech ou [son] partenaire Artips". De toutes ses actions engagées avant le début de la crise sanitaire, seule la campagne de promotion de l’apprentissage de l’Opcommerce a dû être suspendue dans l’attente du retour à la normale.

Reprioriser des interventions

Du côté d’Akto, Valérie Sort souligne que depuis une dizaine de jours, les services de l’Opco ont été dans "une logique de continuité totale de [leurs] activités et de respect des échéances et livrables prévus". En revanche, à compter du mois d’avril, les actions seront "repriorisées, notamment dans l’appui-conseil aux entreprises, organismes de formation et CFA de manière à pouvoir rebondir le plus rapidement possible par rapport à ce qui se profile en matière de soutien à l’activité partielle".

L’Opco a par ailleurs, lui aussi, entrepris un travail de recensement de "tous les organismes à même de délivrer une formation à distance" dont la liste sera mise en ligne sur son site vers le 30 mars et "actualisée régulièrement".

Priorité aux missions financières

Si toutes les missions des Opco sont maintenues, même en mode dégradé, une priorité est forcément donnée aux services financiers, à la fois parce que le ministère du Travail a garanti la continuité du paiement des contrats en alternance, mais aussi pour accompagner les entreprises dans la période et préparer la reprise. Comme l’explique Yves Portelli, si les services de l’Opco Atlas "sont mobilisés pour maintenir la continuité de services vers les entreprises, les branches professionnelles et les organismes de formation", "une attention toute particulière est apportée au délai de règlement des factures de formation". Pour cela, l’opérateur de compétences propose "aux organismes de formation d’accélérer leur échéancier de facturation, notamment pour les formations longues de manière à éviter les problèmes de trésorerie". Il va également lancer, "prochainement", la préparation du deuxième acompte lié au stock de contrats repris dont l’échéance est fixée à juin prochain.

Pour sa part, l’Opco EP a mis en œuvre une communication, via son site et des e-mailings, pour inciter entreprises, CFA et prestataires "à privilégier les moyens dématérialisés pour le traitement de leur dossier (plateforme "'Mes services en ligne', mails…)". Une dématérialisation des échanges imposée par la situation et nécessaire pour assurer un "paiement des factures dans des délais rapides", explique l’Opco. Un maintien des paiements aux CFA et OF également affiché par l’Opco Mobilités et Ocapiat, ce dernier indiquant avoir mis en place une "organisation dédiée qui [lui] permet de respecter les engagements donnés et les délais de règlement malgré la complexité rencontrée". Là aussi, une attention particulière est accordée à la "mise en règlement des contrats d’apprentissage, repris d’Ari@ne, dont l’évolution est exponentielle".

Collecte réalisée, mais…

Le maintien de ces missions financières était toutefois conditionné à la bonne réalisation de la collecte de la contribution unique à la formation professionnelle et l’alternance prévue pour le 28 février dernier (solde 2019, premier acompte 2020…). Les Opco contactés par AEF info sont unanimes : la collecte a été réalisée normalement ou presque.

Cette séquence est cependant perturbée par l’impact économique de la crise du Covid-19 sur certaines entreprises, comme le souligne Valérie Sort. "La collecte était en cours" à la mi-mars et Akto n’a "pas ralenti la saisie des chèques" envoyés par les entreprises depuis le 16 mars. Par contre, l’Opco a reçu depuis "des demandes de reports ou d’annulation de l’encaissement". Une "augmentation des demandes d’échéancier de paiement ou de report des collectes formation" qui est également constatée par l’Opco Mobilités.

Sur ce point, le ministère du Travail a confirmé aux Opco qu’il n’y avait pas d’annulation de la collecte du 1 % formation. "Nous restons toutefois à l’écoute des difficultés des entreprises", note Valérie Sort (Akto) qui attend par ailleurs la confirmation du ministère qu’une "tolérance pourra être accordée" pour un paiement légèrement décalé de cette contribution formation.

Par ailleurs, certains Opco qui ont un délégataire pour assurer leur collecte sont soumis aux difficultés rencontrées par ces derniers du fait de la crise sanitaire. C’est notamment le cas d’Ocapiat "qui confie une partie de sa collecte à la MSA qui de son côté subit aussi les conséquences des mesures de confinement".

Précisions attendues sur le FNE-formation

Dès le 9 mars, la ministre du Travail, Muriel Pénicaud, a annoncé que les Opco seraient mobilisés sur la gestion du FNE-formation qui va être mis à contribution pour permettre aux entreprises de passer le cap de la crise actuelle (lire sur AEF info). Un message clairement entendu par tous les Opco qui attendent toutefois de connaître le cadrage accordé à ce dispositif. Celui-ci devrait être officialisé dans les prochains jours par voie d’ordonnance ou de décret. Tous affirment se mettre à la disposition des pouvoirs publics au niveau territorial pour accompagner leurs entreprises respectives dans leurs démarches.

"Sur le FNE-formation, le sujet va se jouer entreprise par entreprise auprès des Direccte, estime Valérie Sort. Nous attendons les dernières précisions sur les conditions d’accès et d’usage mais dès la sortie des décrets et ordonnances sur le sujet nous serons à disposition des entreprises pour les informer et les accompagner dans le montage de leurs dossiers." La directrice générale d’Akto voit toutefois une "contrainte de taille" à lever pour que ce dispositif soit efficient : "trouver une offre de formation qui soit essentiellement à distance" et qui réponde aux besoins des entreprises.

L’accompagnement de la FOAD

Au-delà de la mise en œuvre du FNE-Formation, la question des formations à distance et de leur prise en charge est centrale depuis le 16 mars. En effet, tant les CFA que les organismes de formation se sont vus recommander de basculer leurs formations "à distance" pour assurer leur maintien. La DGEFP travaille d’ailleurs avec l’ensemble des Opco à la finalisation d’un document synthétisant les conditions de prise en charge assouplies qui devraient être mises en œuvre par ces derniers pour les différents types de formation (lire sur AEF info). Cette demande de simplicité se traduit notamment, comme à l’Opco Atlas, par des prises en charge qui se feront sans exiger d’avenant à la convention de formation, même si les modalités de réalisation de cette dernière ont changé.

Du côté des opérateurs de compétences, cette bascule est attendue avec sérénité, la totalité ayant déjà l’habitude de traiter ces modalités de formation et se tenant prêts à adapter leurs modalités de gestion aux assouplissements qui sont mis en place. Ainsi, Akto va organiser la semaine du 30 mars des webinaires, réunions téléphoniques et visioconférences pour "remettre à niveau" ses équipes sur les nouvelles règles. De même, à l’Opco Mobilités, Patrice Omnes ne s’inquiète pas pour la gestion de ces formations pour lesquelles ses équipes "s’adapteront pour en faciliter la prise en charge". En revanche, il craint que, dans ses secteurs, les CFA aient plus de mal à faire "basculer leur offre en FOAD notamment lorsque ces formations sont techniques et nécessitent un apprentissage en atelier ou sur véhicule".

Thierry Teboul (Afdas) confirme que, du côté des Opco, "les consignes sont claires sur le e-learning : nous payons sur un certificat de réalisation qui atteste que la formation a bien eu lieu dans les conditions prévues, y compris quand le format a évolué vers du distanciel, et nous demandons en échange à l’organisme de garder les éléments de preuves". Il reconnaît toutefois que, si les conditions de prise en charge sont assouplies, "il est encore possible que des réponses soient encore imprécises dans nos équipes mais nous travaillons et veillons à les rendre homogènes, le travail à distance ne permettant pas toujours la synchronisation souhaitée".

"Quand nous sommes directement sollicités par les organismes de formation, le problème est généralement vite régulé, ajoute Thierry Teboul. L’attestation est accessible sur notre site Internet." Pour aller plus loin encore, il estime qu’il faudrait certainement que les Opco travaillent à une forme d’harmonisation du format de cette attestation pour simplifier la vie de tous les acteurs du système. "Nous ne voulons pas être un outil de complexité mais un facilitateur, souligne le directeur général de l’Afdas. Il ne faut pas oublier que ce qui devient facile pour l’entreprise ou le prestataire, l’est aussi pour nous."

Préparer la reprise

En plus d’assurer la continuité de leurs services, les Opco doivent commencer à réfléchir à "l’après crise" et à un éventuel plan de reprise. En effet, comme le note Patrice Omnes (Mobilités), il y aura "certainement un rebond des demandes de formation" et les opérateurs de compétences "doivent s’y préparer". De son côté, l’Opcommerce estime que la reprise se fera "sans rupture de charge sur le volet administratif de [son] activité avec le retour des collaborateurs à leurs postes 'habituels' de travail". Il envisage cependant de mettre en place "une campagne massive de prise de contact auprès de [ses] entreprises adhérentes pour faire un point de situation en sortie de crise afin d’imaginer et prendre toutes les dispositions utiles pour faciliter le redémarrage de leurs activités le plus rapidement possible".

Comme chez d’autres opérateurs de compétences, la démarche à mettre en place pour préparer et accompagner la reprise n’est pas encore arrêtée chez Akto. Un bureau de l’Opco se réunit ce 27 mars pour "définir les moyens qui seront mis en œuvre pour se rapprocher des branches et construire les leviers sur lesquels elles attendent l’Opco à court et à moyen terme". "Nous ne voulons pas attendre fin avril pour construire le plan de reprise", explique sa DG, Valérie Sort.

Thierry Teboul estime lui aussi qu’il faudra préparer la reprise mais il considère qu'"il faut séparer les deux temps de la crise". "Pour le moment, nous sommes dans la gestion de la crise de manière à empêcher que la machine s’arrête et à assurer la continuité de l’activité, souligne-t-il. D’ici quelque temps, quand la sortie du confinement se profilera, il faudra établir un plan de relance de l’activité et nous verrons comment accompagner 'branche par branche' et 'entreprise par entreprise'. Il y aura un sujet stratégique à ce moment-là et la meilleure manière d’être au rendez-vous est encore de ne pas avoir de passif à la sortie de crise."