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Plus de huit mois après la promulgation de la loi de simplification du droit du 12 mai 2009 dont l'article 26 permet aux entreprises de proposer à leurs salariés la dématérialisation du bulletin de paie, « le marché commence véritablement à s'ouvrir », constate Jonathan Benamou, président fondateur de Novapost. Le dirigeant de ce prestataire spécialisé dans la fourniture de solutions de dématéralisation du bulletin de salaire poursuit :« Les DRH commencent à connaître le dispositif et nous ne sommes plus obligés de justifier l'intérêt de la dématérialisation ». Novapost assure actuellement un service de dématérialisation pour 30 000 bulletins de salaire par mois et prévoit un doublement de ce chiffre pour la fin mars 2010. Le prestataire fournit notamment ses services à M6, Ubisoft, Batigère, Veolia Propreté. Le dernier contrat a été signé jeudi 28 janvier 2010 avec Canal Plus. E-Paye, fournisseur de services externalisés de gestion de la paie spécialiste du marché des TPE et PME, propose désormais en option le service Novapost à ses clients.
Le groupe Afnor met en place un comité de normalisation sur le bulletin de paie dématerialisé. La constitution du comité est actuellement en cours et les travaux devraient démarrer en septembre 2009. La Fedisa (Fédération de l'ILM - « information lifecycle management », du stockage et de l'archivage), syndicat professionnel des entreprises de l'archivage et de la dématérialisation, fait partie des premiers partenaires associés à ce comité de normalisation. « Sur le plan juridique, la loi du 12 mai 2009 sur la simplification et la clarification du droit réaffirme très clairement la possibilité pour les entreprises de dématérialiser le bulletin de paie, mais il reste encore un gros travail à faire pour sécuriser la situation du salarié » estime Jean-Marc Rietsch, président de la Fedisa.
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La proposition de loi de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures a été adoptée sans modification en deuxième lecture par l'Assemblée nationale dans la nuit du 28 au 29 avril 2009. Le texte est ainsi voté définitivement par le Parlement. Déposée le 22 juillet 2008 par Jean-Luc Warsmann, président de la commission des lois de l'Assemblée nationale, puis adoptée en première lecture par celle-ci le 14 octobre 2008, la proposition de loi de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures a été adoptée par le Sénat le 25 mars 2009. Composée de 80 articles après son adoption par l'Assemblée nationale, elle a été enrichie par le Sénat de 71 nouveaux articles. Le texte définitif comprend 140 articles. Voici ses principales dispositions dans le domaine du droit social.
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Un salarié sur deux se déclare "a priori intéressé" par la dématérialisation du bulletin de paie selon une enquête réalisée par OpinionWay pour Novapost, prestataire spécialisé prestataire spécialisé dans la dématérialisation et le stockage de documents, assortis d'une valeur probante. OpinionWay a mené cette enquête entre la fin janvier et le début février 2009, auprès d'un échantillon de 985 salariés.
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ADP lancera début 2009 une offre globale de dématérialisation des documents produits par la DRH, sous le nom de "bureau virtuel". L'objectif est de proposer le stockage dématérialisé de ces documents, complété d'un horodatage destiné à garantir leur force probante. Les documents visés sont à la fois ceux liés à la paye et produits pour l'entreprise par ADP, mais également l'ensemble de ceux traités par la DRH et numérisés (contrats de travail et leurs avenants, attestations délivrées pour le versement des indemnités journalières de sécurité sociale, etc.). "Nous estimons que la DRH d'une entreprise de 1 000 salariés doit gérer environ 70 000 documents par an, dont certains doivent être conservés pendant 30 ans", précise Jean-Louis Perol, vice-président Europe d'ADP, mardi 21 octobre 2008.
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Dans plus d'une entreprise sur deux (54%), le dossier individuel conservé par la DRH (direction des ressources humaines) pour chaque salarié comporte de cinq à quinze documents et, dans 43% des cas, plus de quinze. Ces chiffres sont issus des résultats d'une enquête réalisée pour le compte d'ADP par l'institut BVA auprès de 411 entreprises de 50 salariés et plus, dont 209 entreprises clientes du fournisseur de services RH. Les résultats ont été rendus publics hier, mardi 19 février 2008.
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